Co je integrace podnikových procesů?

Integrace podnikových procesů, známá také jako BPI, je strategie hledání způsobů propojení jednotlivých technologických systémů tak, aby tok informací mezi těmito systémy byl efektivní a bezproblémový. Myšlenkou tohoto typu integrace je eliminovat potřebu duplikovat data v několika různých systémech a zvýšit celkovou efektivitu obchodního provozu. Integrace podnikových procesů, pokud je strukturována tak, aby co nejlépe využívala, může podniku ušetřit spoustu času a peněz.

Jeden příklad integrace podnikových procesů zahrnuje navázání vztahu mezi prodejními a fakturačními systémy v rámci společnosti. V některých případech je připojení reciproční, protože konkrétní data v prodejní databázi jsou přístupná z fakturačního systému a naopak. To znamená, že pokud je integrace nakonfigurována pomocí správných protokolů, může prodejce získat přístup k aktuálním údajům o fakturačním období daného klienta tím, že přejde do profilu tohoto klienta v prodejní databázi a provede požadavek. Současně by fakturační specialista mohl zahájit dotaz z fakturačního systému do prodejní databáze a stáhnout informace o nejnovějších smluvních sazbách rozšířených na zákazníka.

Koncept integrace podnikových procesů může pomoci zajistit, aby objednávky zákazníků byly zpracovávány, prováděny a fakturovány relativně snadno, jednoduše vytvořením spojení mezi všemi příslušnými systémy. Například, když zákazník naplánuje konferenční hovor s poskytovatelem služeb, podrobnosti týkající se této objednávky se zadají do rezervačního oddělení a informace se stáhnou do konferenčního mostu, kde se hovor skutečně uskuteční. To znamená, že není třeba, aby operátor konference zadával data ručně, a možná udělá chybu zápisu, která negativně ovlivní samotný konferenční hovor. Jakmile je hovor ukončen, jsou data hovoru automaticky stažena z konferenčního mostu do fakturačního systému, kde jsou použity správné sazby a faktura je automaticky připravena systémem, aniž by bylo nutné, aby fakturační specialista ručně zadával data z výtisk činnosti konferenčního můstku.

Efektivním využitím integrace podnikových procesů k navázání spojení mezi interními systémy mohou podniky často řídit úkoly s vyšší mírou rychlosti a přesnosti. Schopnost načítat jména a adresy zákazníků pro hromadnou poštu je zjednodušena, když integrovaný systém může kombinovat šablonu dopisu s těmito kontaktními informacemi, stahovat vytvořené dokumenty do tiskárny a současně připravovat výpis e-mailů, který umožňuje informovat stejné zákazníky, aby očekávali poštu během několika dní. Projekt tohoto typu může být řízen jediným zaměstnancem během několika hodin, namísto toho, aby několik zaměstnanců vyžadovalo věnování času projektu na jeden nebo dva dny.