Hva er forretningsprosessintegrasjon?

Integrering av forretningsprosesser, også kjent som BPI, er strategien for å finne måter å koble sammen individuelle teknologisystemer slik at informasjonsflyten mellom disse systemene er effektiv og sømløs. Tanken med denne typen integrasjon er å eliminere behovet for å duplisere data i flere forskjellige systemer, og øke den samlede effektiviteten i forretningsdriften. Når den er strukturert til beste fordel, kan integrering av forretningsprosesser spare virksomheten mye tid og penger.

Et eksempel på integrering av forretningsprosesser innebærer å etablere et forhold mellom salgs- og faktureringssystemer i et selskap. I noen tilfeller er forbindelsen gjensidig, ved at man får tilgang til spesifikke data i salgsdatabasen fra faktureringssystemet, og omvendt. Dette betyr at hvis integrasjonen er konfigurert med de riktige protokollene, kan en selger få tilgang til gjeldende faktureringsperiode tall for en gitt klient ved å gå til den klientens profil i salgsdatabasen og utføre en forespørsel. Samtidig kan en faktureringsspesialist sette i gang et spørsmål fra faktureringssystemet til salgsdatabasen og laste ned informasjon om de nyeste avtalesatsene som er utvidet til en kunde.

Konseptet med integrering av forretningsprosesser kan hjelpe deg med å sikre at kundebestillinger blir behandlet, utført og fakturert relativt enkelt, ganske enkelt ved å etablere forbindelser mellom alle relevante systemer. For eksempel, hvis en kunde planlegger et konferansesamtale med en tjenesteleverandør, legges detaljene angående den bestillingen inn i en reservasjonsavdeling, og informasjonen lastes ned til konferansebroen hvor samtalen faktisk skal finne sted. Dette betyr at det ikke er behov for konferanseoperatøren å legge inn dataene manuelt, og muligens gjøre en oppføringsfeil som påvirker selve konferansesamtalen negativt. Når samtalen er fullført, blir dataene for samtalen automatisk lastet ned fra konferansebroen til faktureringssystemet, der de riktige satsene blir brukt, og fakturaen blir automatisk utarbeidet av systemet, uten at en fakturaspesialist trenger å manuelt legge inn data fra en utskrift av konferansebroaktivitet.

Ved effektivt å bruke forretningsprosessintegrasjon for å etablere forbindelser mellom interne systemer, kan virksomheter ofte administrere oppgaver med større grad av hastighet og nøyaktighet. Muligheten til å hente kundenavn og adresser for en massepostforsendelse forenkles når et integrert system kan kombinere en bokstavmal med den kontaktinformasjonen, laste ned de opprettede dokumentene til en skriver, samtidig som du utarbeider en e-postliste som gjør det mulig å varsle de samme kundene om å forvente utsendingen i løpet av noen dager. Et prosjekt av denne typen kan administreres av en enkelt ansatt i løpet av et par timer, i stedet for å kreve at flere ansatte bruker tid på prosjektet over en eller to dager.