¿Qué es un stock efectivo?
El stock efectivo es la cantidad total de inventario que una empresa tiene a la mano, más la cantidad de inventario en el pedido pero aún no recibido. Es una forma para que una empresa determine las necesidades de inventario sin sobreestimar o subestimar basándose simplemente en lo que se puede ver en los estantes. Muchas empresas utilizan un sistema de inventario basado en computadora que está integrado con un sistema de contabilidad para facilitar el seguimiento de los niveles de existencias efectivos.
La gestión de inventario es uno de los procesos operativos más importantes para cualquier negocio que mantenga un inventario. En cualquier momento, una parte importante del efectivo de una empresa puede ser inmovilizada en su inventario. Tener demasiado stock en los estantes y en el almacenamiento significa que el efectivo gastado en ese inventario no está disponible para otras necesidades comerciales, como la publicidad. Demasiado poco inventario disponible significa que los clientes pueden no ser capaces de hacer compras de inmediato, porque los productos están agotados.
Para administrar una empresa de manera efectiva, el personal debe determinar cuánto inventario debe tener disponible en cualquier momento para satisfacer la demanda. Esta decisión es específica para cada negocio individual y se basa en qué tan rápido se venden los productos y qué tan rápido los proveedores pueden completar un pedido de reposición. Determinar la tasa correcta de rotación de inventario y los niveles de existencias apropiados les permite a las empresas mantener efectivo disponible para otros usos, en lugar de atar efectivo en existencias que podrían permanecer en los estantes durante meses antes de ser vendidos.
A medida que una empresa gestiona y evalúa sus procesos de inventario, realiza un seguimiento de lo que está disponible a través de un sistema de control de inventario. También realiza un seguimiento de los pedidos realizados a los proveedores a través de su sistema de contabilidad, para que sepa lo que ha pagado en costos de inventario. La integración de estos dos procesos permite a las empresas determinar el nivel de existencias efectivo, o la cantidad de existencias que se han comprado, independientemente de si las existencias se encuentran actualmente en el estante.
Los avances tecnológicos han cambiado la forma en que las empresas gestionan los sistemas de inventario y contabilidad. Los sistemas modernos utilizan bases de datos computarizadas que facilitan la extracción y el análisis de la información. Muchas empresas minoristas, por ejemplo, utilizan un sistema integrado de punto de venta que permite al personal realizar un seguimiento del inventario, administrar las ventas y registrar las transacciones en los libros de la compañía. Determinar el nivel de existencias efectivo en una empresa que utiliza este tipo de sistema es una simple cuestión de imprimir un informe.
Las empresas aún pueden determinar los niveles de existencias efectivos a mano, por supuesto, pero requiere un poco más de esfuerzo. El personal primero debe establecer el nivel de inventario actual haciendo un recuento o revisando los registros. Las facturas por pedidos abiertos de inventario que aún no se han entregado deben retirarse. El inventario reflejado en las facturas debe agregarse al inventario físico disponible para determinar el stock efectivo de una empresa.