Co to jest efektywne zapasy?

Efektywne zapasy to całkowita ilość zapasów, które firma ma pod ręką, plus ilość zapasów na zamówienie, ale jeszcze nie otrzymanych. Jest to sposób na określenie przez firmę potrzeb magazynowych bez przeceniania lub niedoceniania na podstawie tego, co można zobaczyć na półkach. Wiele firm korzysta z komputerowego systemu zapasów zintegrowanego z systemem księgowym, aby ułatwić śledzenie efektywnych stanów magazynowych.

Zarządzanie zapasami jest jednym z najważniejszych procesów operacyjnych dla każdej firmy, która utrzymuje zapasy. W dowolnym momencie znaczna część gotówki firmy może zostać zgromadzona w ekwipunku. Zbyt duże zapasy na półkach i w magazynach oznaczają, że pieniądze wydane na te zapasy nie są dostępne na inne potrzeby biznesowe, takie jak reklama. Zbyt mało dostępnych zapasów oznacza, że ​​klienci mogą nie być w stanie dokonać natychmiastowych zakupów, ponieważ produkty są niedostępne.

Aby skutecznie zarządzać firmą, pracownicy muszą dowiedzieć się, ile zapasów trzeba mieć pod ręką, aby zaspokoić popyt. Ta decyzja jest specyficzna dla każdej firmy i zależy od tego, jak szybko sprzedają się produkty i jak szybko dostawcy mogą zrealizować zamówienie uzupełniające. Określenie prawidłowego wskaźnika rotacji zapasów i odpowiednich poziomów zapasów pozwala firmom zachować gotówkę na inne cele, zamiast wiązać gotówkę z zapasów, które mogą siedzieć na półkach przez miesiące przed sprzedażą.

Gdy firma zarządza procesami inwentaryzacji i ocenia je, śledzi, co jest pod ręką, dzięki systemowi kontroli zapasów. Śledzi także zamówienia złożone u dostawców za pośrednictwem swojego systemu księgowego, dzięki czemu wie, co zapłacił w kosztach magazynowych. Integracja tych dwóch procesów umożliwia przedsiębiorstwom określenie efektywnego poziomu zapasów lub ilości zapasów, które zostały zakupione, niezależnie od tego, czy zapasy znajdują się obecnie na półce.

Postęp technologiczny zmienił sposób, w jaki firmy zarządzają systemami magazynowymi i księgowymi. Nowoczesne systemy wykorzystują skomputeryzowane bazy danych, które ułatwiają ekstrakcję i analizę informacji. Na przykład wiele firm detalicznych korzysta ze zintegrowanego systemu punktów sprzedaży, który pozwala pracownikom śledzić zapasy, zarządzać sprzedażą i rejestrować transakcje w księgach firmy. Określenie efektywnego poziomu zapasów w firmie korzystającej z tego rodzaju systemu to prosta kwestia wydrukowania raportu.

Oczywiście firmy nadal mogą ręcznie określać efektywne poziomy zapasów, ale wymaga to nieco więcej wysiłku. Personel musi najpierw ustalić bieżący poziom zapasów, wykonując policzenie lub sprawdzając zapisy. Faktury za otwarte zamówienia na zapasy, które jeszcze nie zostały dostarczone, muszą zostać wyciągnięte. Zapasy odzwierciedlone na fakturach należy dodać do dostępnych zapasów fizycznych, aby określić efektywne zapasy firmy.