Wat is effectieve voorraad?
Effectieve voorraad is het totale bedrag van de inventaris die een bedrijf bij de hand heeft, plus het bedrag van de inventaris in bestelling maar nog niet ontvangen. Het is een manier voor een bedrijf om voorraadbehoeften te bepalen zonder te overschatten of te onderschatten, eenvoudigweg op basis van wat zichtbaar is in de schappen. Veel bedrijven gebruiken een computergebaseerd voorraadsysteem dat is geïntegreerd met een boekhoudsysteem om het gemakkelijker te maken om effectieve voorraadniveaus te volgen.
Voorraadbeheer is een van de belangrijkste operationele processen voor elk bedrijf dat een inventaris onderhoudt. Op elk moment kan een aanzienlijk deel van het geld van een bedrijf in zijn inventaris worden verbonden. Het hebben van te veel aandelen in de schappen en in opslag betekent dat het geld dat aan die inventaris wordt besteed, niet beschikbaar is voor andere zakelijke behoeften, zoals advertenties. Te weinig inventaris bij de hand betekent dat klanten mogelijk niet onmiddellijk aankopen kunnen doen, omdat producten niet op voorraad zijn.
Om een bedrijf effectief te beheren, moet het personeel achterhalenHoeveel aandelen moeten worden bijgehouden en een keer bij de hand moeten worden om aan de vraag te voldoen. Deze beslissing is specifiek voor elk individueel bedrijf en is gebaseerd op hoe snel producten verkopen en hoe snel leveranciers een aanvullende bestelling kunnen invullen. Door het juiste omzet van de voorraad te bepalen en de juiste aandelenniveaus in staat te stellen contant geld beschikbaar te houden voor ander gebruik, in plaats van contant geld aan de voorraad aan te zetten die maandenlang in de schappen kunnen zitten voordat ze worden verkocht.
Aangezien een bedrijf zijn voorraadprocessen beheert en evalueert, houdt het bij wat aanwezig is via een voorraadcontrolesysteem. Het volgt ook bestellingen die bij leveranciers worden geplaatst via zijn boekhoudsysteem, dus het weet wat het heeft uitbetaald in voorraadkosten. De integratie van deze twee processen stelt bedrijven in staat om het effectieve aandelenniveau te bepalen, of de hoeveelheid aandelen die zijn gekocht, ongeacht of de aandelen momenteel zitten of nietop de plank.
Technologische vooruitgang heeft de manier veranderd waarop bedrijven inventaris- en boekhoudsystemen beheren. Moderne systemen gebruiken geautomatiseerde databases die het extraheren en analyseren van informatie eenvoudiger maken. Veel retailbedrijven gebruiken bijvoorbeeld een geïntegreerd systeem voor verkooppunt waarmee medewerkers inventaris kunnen volgen, verkoop kunnen beheren en transacties kunnen registreren in de boeken van het bedrijf. Het bepalen van het effectieve aandelenniveau in een bedrijf dat dit type systeem gebruikt, is een eenvoudig onderdeel van het afdrukken van een rapport.
Bedrijven kunnen natuurlijk nog steeds effectieve aandelenniveaus bepalen, maar het kost wat meer moeite. Medewerkers moeten eerst het huidige voorraadniveau vaststellen door een telling te doen of records te controleren. Facturen voor openingsopdrachten die nog moeten worden geleverd, moeten worden getrokken. De inventaris die wordt weerspiegeld op de facturen moet aan de fysieke inventaris bij de hand worden toegevoegd om de effectieve aandelen van een bedrijf te bepalen.