Wat is effectieve voorraad?
Effectieve voorraad is de totale hoeveelheid voorraad die een bedrijf bij de hand heeft, plus de hoeveelheid voorraad die nog in bestelling is maar nog niet is ontvangen. Het is een manier voor een bedrijf om inventarisbehoeften te bepalen zonder te overschatten of te onderschatten, eenvoudigweg op basis van wat zichtbaar is in de schappen. Veel bedrijven gebruiken een computergestuurd voorraadsysteem dat is geïntegreerd met een boekhoudsysteem om effectieve voorraadniveaus gemakkelijker te kunnen volgen.
Voorraadbeheer is een van de belangrijkste operationele processen voor elk bedrijf dat een inventaris bijhoudt. Op elk moment kan een aanzienlijk deel van de geldmiddelen van een bedrijf in de inventaris worden opgenomen. Als u te veel voorraad op de planken en in de opslag heeft, is het geld dat aan die inventaris wordt uitgegeven niet beschikbaar voor andere zakelijke behoeften, zoals reclame. Te weinig voorraad bij de hand betekent dat klanten mogelijk niet meteen aankopen kunnen doen, omdat producten niet op voorraad zijn.
Om een bedrijf effectief te beheren, moet het personeel erachter komen hoeveel voorraad op elk moment beschikbaar moet zijn om aan de vraag te voldoen. Deze beslissing is specifiek voor elke afzonderlijke onderneming en is gebaseerd op hoe snel producten worden verkocht en hoe snel leveranciers een aanvulorder kunnen invullen. Door de juiste omloopsnelheid van de voorraad en de juiste voorraadniveaus te bepalen, kunnen bedrijven contant geld beschikbaar houden voor ander gebruik, in plaats van contant geld op te slaan dat mogelijk maanden in de schappen ligt voordat het wordt verkocht.
Terwijl een bedrijf zijn voorraadprocessen beheert en evalueert, houdt het bij wat er voorhanden is via een voorraadbeheersysteem. Het volgt ook bestellingen die bij leveranciers zijn geplaatst via zijn boekhoudsysteem, zodat het weet wat het heeft uitbetaald in voorraadkosten. De integratie van deze twee processen stelt bedrijven in staat om het effectieve voorraadniveau of de hoeveelheid gekochte voorraad te bepalen, ongeacht of de voorraad op dit moment op de plank ligt.
Technologische vooruitgang heeft de manier veranderd waarop bedrijven voorraad- en boekhoudsystemen beheren. Moderne systemen maken gebruik van geautomatiseerde databases die het extraheren en analyseren van informatie vergemakkelijken. Veel detailhandelsbedrijven gebruiken bijvoorbeeld een geïntegreerd verkooppuntsysteem waarmee medewerkers inventaris kunnen bijhouden, verkopen kunnen beheren en transacties kunnen opnemen in de boeken van het bedrijf. Het bepalen van het effectieve voorraadniveau in een bedrijf dat dit type systeem gebruikt, is eenvoudig een rapport afdrukken.
Bedrijven kunnen natuurlijk nog steeds effectieve voorraadniveaus met de hand bepalen, maar het kost iets meer moeite. Medewerkers moeten eerst het huidige voorraadniveau vaststellen door een telling uit te voeren of records te controleren. Facturen voor openstaande inventarisorders die nog moeten worden afgeleverd, moeten worden opgehaald. De inventaris op de facturen moet worden toegevoegd aan de aanwezige fysieke inventaris om de effectieve voorraad van een bedrijf te bepalen.