Qu'est-ce qu'un stock efficace?
Le stock effectif est la quantité totale de stock qu'une entreprise a sous la main, plus la quantité de stock commandée mais non encore reçue. C'est une façon pour une entreprise de déterminer les besoins en stocks sans surestimer ou sous-estimer en se basant simplement sur ce qui est visible sur les étagères. De nombreuses entreprises utilisent un système d'inventaire informatisé intégré à un système de comptabilité pour faciliter le suivi des niveaux de stock effectifs.
La gestion des stocks est l’un des processus opérationnels les plus importants pour toute entreprise qui tient un inventaire. À tout moment, une partie importante des liquidités d'une entreprise peut être bloquée dans ses stocks. Avoir trop de stocks sur les étagères et dans les magasins signifie que l'argent dépensé pour cet inventaire n'est pas disponible pour d'autres besoins commerciaux, tels que la publicité. Si les stocks sont insuffisants, les clients pourraient ne pas être en mesure de faire des achats immédiatement, car les produits sont en rupture de stock.
Pour gérer efficacement une entreprise, le personnel doit déterminer la quantité de stock à conserver à tout moment pour répondre à la demande. Cette décision est spécifique à chaque entreprise et est basée sur la rapidité de vente des produits et sur la rapidité avec laquelle les fournisseurs peuvent exécuter une commande de réapprovisionnement. La détermination du taux de rotation des stocks et des niveaux de stock appropriés permet aux entreprises de garder des liquidités disponibles pour d'autres utilisations, au lieu d'immobiliser des liquidités sur des stocks pouvant rester sur les tablettes pendant des mois avant d'être vendues.
Lorsqu'une entreprise gère et évalue ses processus d'inventaire, elle garde une trace de ce qui est disponible grâce à un système de contrôle des stocks. Il suit également les commandes passées auprès des fournisseurs grâce à son système de comptabilité, afin de savoir ce qu'il a payé en coûts d'inventaire. L'intégration de ces deux processus permet aux entreprises de déterminer le niveau de stock effectif ou la quantité de stock achetée, que le stock se trouve ou non sur le plateau.
Les progrès technologiques ont modifié la manière dont les entreprises gèrent les systèmes d’inventaire et de comptabilité. Les systèmes modernes utilisent des bases de données informatisées qui facilitent l'extraction et l'analyse d'informations. Par exemple, de nombreux commerces de détail utilisent un système intégré de point de vente qui permet au personnel de suivre les stocks, de gérer les ventes et d’enregistrer les transactions dans les livres de la société. Pour déterminer le niveau de stock effectif dans une entreprise utilisant ce type de système, il suffit d'imprimer un rapport.
Les entreprises peuvent toujours déterminer les niveaux de stock effectifs à la main, bien sûr, mais cela demande un peu plus d'effort. Le personnel doit d’abord établir le niveau d’inventaire actuel en effectuant un comptage ou en vérifiant les enregistrements. Les factures pour les commandes en stock d'inventaire qui n'ont pas encore été livrées doivent être extraites. L'inventaire indiqué sur les factures doit être ajouté à l'inventaire physique disponible pour déterminer le stock effectif d'une entreprise.