¿Qué es la gestión de programas?
La gestión de programas es la organización y administración de uno o más programas. Esto generalmente incluye todos los aspectos del programa, incluidos los presupuestos, las operaciones y la revisión. La gestión exitosa del programa requiere organización, buena comunicación y atención al detalle.
Los términos gestión de programas y gestión de proyectos a menudo se usan indistintamente. Si bien muchas de las responsabilidades y funciones son las mismas, las dos funciones son diferentes. La gestión del programa generalmente se refiere a la ejecución de una iniciativa permanente, o una que está destinada a durar al menos varios años. La gestión de proyectos generalmente se refiere a la gestión de un proyecto con una fecha de inicio y una fecha de finalización definidas y que consiste en entregas bastante concretas.
Los gerentes de programa a menudo deben administrar varios proyectos o iniciativas a corto plazo que se encuentran bajo los auspicios de sus programas. Por ejemplo, una corporación podría lanzar un programa de fidelización de clientes. Esto podría consistir en emitir tarjetas de compradores frecuentes, enviar correos electrónicos de cumpleaños a clientes habituales y ofrecer ventajas tales como ventas especiales o envío gratuito a los principales clientes. Cada una de estas iniciativas será un proyecto separado durante la fase de configuración, pero los proyectos deben trabajar juntos para crear un programa exitoso.
Los componentes de una buena gestión del programa incluyen el establecimiento de objetivos, la planificación, la organización y la ejecución efectiva. Los administradores de programas sólidos pueden realizar un seguimiento de las tareas y detalles individuales y garantizar que todos se ejecuten correctamente y a tiempo. Al mismo tiempo, siempre deben tener en cuenta el panorama general y poder adaptarse a las prioridades cambiantes. También deberían ser buenos negociadores que puedan trabajar bien con otros departamentos y partes interesadas.
La gestión del programa abarca una amplia gama de funciones. Estos gerentes deben establecer, monitorear y administrar el presupuesto del programa, por ejemplo. También deben seleccionar proveedores para ejecutar cualquier función tercerizada y pueden necesitar supervisar a un personal. Si el programa está regulado por una fuente externa, como una agencia gubernamental, deben asegurarse de que el programa siga todas las reglas y restricciones impuestas por la agencia. También pueden necesitar informar sobre el estado financiero u operativo del programa de vez en cuando.
En muchos casos, la gestión del programa también significa promover los beneficios del programa, tanto para las partes interesadas internas como externas. En el ejemplo del programa de fidelización de clientes, el gerente del programa necesitaría encontrar una manera de informar a los clientes sobre el programa y convencerlos de que se registren. También puede necesitar convencer al gerente de finanzas de su compañía de que el programa generará suficientes ventas adicionales para compensar los gastos de operación del programa y ofrecer descuentos. Si el programa requiere un trabajo adicional por parte de los empleados de la compañía, el gerente del programa podría necesitar mostrarle a un gerente de operaciones cómo ese esfuerzo adicional finalmente beneficiará a su tienda o departamento.