Qu'est-ce que la gestion de programme?
La gestion de programme est l'organisation et l'administration d'un ou plusieurs programmes. Cela inclut généralement tous les aspects du programme, y compris la budgétisation, les opérations et la révision. Une gestion de programme réussie nécessite une organisation, une bonne communication et une attention particulière aux détails.
Les termes gestion de programme et gestion de projet sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien que beaucoup de responsabilités et de fonctions soient identiques, les deux fonctions diffèrent. La gestion de programme fait généralement référence à la gestion d’une initiative permanente ou d’une initiative devant durer au moins plusieurs années. La gestion de projet consiste généralement à gérer un projet avec une date de début et une date de fin définies et consistant en des produits livrables assez concrets.
Les responsables de programmes doivent souvent gérer plusieurs projets ou initiatives à court terme relevant de leurs programmes. Par exemple, une entreprise peut lancer un programme de fidélisation de la clientèle. Cela peut consister à émettre des cartes d’acheteur fréquentes, à envoyer des courriels d’anniversaire aux clients réguliers et à offrir des avantages tels que des ventes spéciales ou la livraison gratuite aux plus gros clients. Chacune de ces initiatives sera un projet distinct au cours de la phase d’installation, mais les projets doivent travailler ensemble pour créer un programme réussi.
Les éléments d’une bonne gestion de programme incluent la fixation d’objectifs, la planification, l’organisation et une exécution efficace. Les gestionnaires de programme compétents sont en mesure de suivre les tâches et les détails individuels et de s’assurer que tous sont exécutés correctement et à temps. Dans le même temps, ils doivent toujours garder à l’esprit la situation dans son ensemble et pouvoir s’adapter aux priorités changeantes. Ils devraient également être de bons négociateurs, capables de bien travailler avec d’autres départements et parties prenantes.
La gestion du programme englobe un large éventail de tâches. Ces gestionnaires doivent par exemple définir, surveiller et gérer le budget du programme. Ils doivent également sélectionner des fournisseurs pour exécuter toutes les tâches externalisées et peuvent avoir besoin de superviser un membre du personnel. Si le programme est réglementé par une source externe, telle qu'une agence gouvernementale, il doit s'assurer que le programme respecte toutes les règles et restrictions imposées par l'agence. Ils peuvent également avoir besoin de faire rapport de temps à autre sur le statut financier ou opérationnel du programme.
Dans de nombreux cas, la gestion du programme signifie également la promotion des avantages du programme - auprès des parties prenantes internes et externes. Dans l'exemple du programme de fidélisation de la clientèle, le responsable du programme devrait trouver un moyen d'informer les clients sur le programme et de les convaincre de s'inscrire. Il devra peut-être aussi convaincre le directeur financier de son entreprise que le programme générera suffisamment de ventes supplémentaires pour compenser les dépenses liées à l’exploitation du programme et à l’offre de remises. Si le programme nécessite un travail supplémentaire de la part des employés de l'entreprise, le responsable du programme peut être amené à montrer à un responsable des opérations comment ces efforts supplémentaires bénéficieront en définitive à son magasin ou à son service.