Vad är programhantering?

Programhantering är organisation och administration av ett eller flera program. Detta inkluderar vanligtvis alla aspekter av programmet, inklusive budgetering, operationer och granskning. Framgångsrik programhantering kräver organisation, god kommunikation och uppmärksamhet på detaljer.

Begreppen programhantering och projektledning används ofta omväxlande. Medan många av ansvarsområdena och funktionerna är desamma, skiljer sig de två funktionerna emellertid. Programhantering avser vanligtvis ett permanent initiativ, eller ett som är avsett att pågå i minst flera år. Projektledning avser vanligtvis att hantera ett projekt med ett definierat startdatum och slutdatum och bestående av ganska konkreta leveranser.

Programchefer måste ofta hantera flera kortvariga projekt eller initiativ som faller under deras program. Till exempel kan ett företag starta ett kundlojalitetsprogram. Detta kan bestå av att utfärda ofta köparkort, skicka födelsedags-e-postmeddelanden till upprepade kunder och erbjuda fördelar som speciell försäljning eller gratis frakt till toppkunder. Var och en av dessa initiativ kommer att vara ett separat projekt under installationsfasen, men projekten måste arbeta tillsammans för att skapa ett framgångsrikt program.

Komponenter i god programhantering inkluderar målsättning, planering, organisering och effektivt genomförande. Starka programchefer kan hålla reda på enskilda uppgifter och detaljer och se till att alla utförs korrekt och i tid. Samtidigt måste de alltid ha den stora bilden i åtanke och kunna anpassa sig till förändrade prioriteringar. De borde också vara bra förhandlare som kan fungera bra med andra avdelningar och intressenter.

Programhantering omfattar ett brett spektrum av uppgifter. Dessa chefer måste till exempel ställa in, övervaka och hantera programbudgeten. De måste också välja leverantörer för att utföra alla outsourcade funktioner och kan behöva övervaka en personal. Om programmet regleras av en extern källa, till exempel en myndighet, måste de se till att programmet följer alla regler och begränsningar som byrån sätter. De kan också behöva rapportera om programmets ekonomiska eller operativa status då och då.

I många fall innebär programhantering också att främja programmets fördelar - både för interna och externa intressenter. I exemplet med kundlojalitetsprogrammet måste programledaren hitta ett sätt att informera kunderna om programmet och övertyga dem att registrera sig. Han kan också behöva övertyga sitt företags ekonomichef om att programmet kommer att generera tillräckligt med merförsäljning för att kompensera kostnaderna för att driva programmet och erbjuda rabatter. Om programmet kräver ytterligare arbete av företagets anställda, kan programchefen behöva visa en operationschef hur den extra ansträngningen till slut kommer att gynna hans butik eller avdelning.