Che cos'è la gestione dei programmi?
La gestione dei programmi è l'organizzazione e l'amministrazione di uno o più programmi. Questo di solito include tutti gli aspetti del programma, inclusi budget, operazioni e revisione. Una gestione efficace del programma richiede organizzazione, buona comunicazione e attenzione ai dettagli.
I termini gestione del programma e gestione del progetto sono spesso usati in modo intercambiabile. Mentre molte delle responsabilità e delle funzioni sono le stesse, le due funzioni differiscono. La gestione del programma si riferisce generalmente alla gestione di un'iniziativa permanente, o che è destinata a durare per almeno diversi anni. La gestione del progetto si riferisce generalmente alla gestione di un progetto con una data di inizio e una data di fine definite e consistente in risultati abbastanza concreti.
I gestori dei programmi devono spesso gestire numerosi progetti o iniziative a breve termine che rientrano negli auspici dei loro programmi. Ad esempio, una società potrebbe lanciare un programma di fidelizzazione dei clienti. Ciò potrebbe consistere nell'emettere tessere acquirente frequenti, inviare e-mail di compleanno a clienti abituali e offrire vantaggi come vendite speciali o spedizione gratuita ai migliori clienti. Ognuna di queste iniziative sarà un progetto separato durante la fase di avvio, ma i progetti devono collaborare per creare un programma di successo.
I componenti di una buona gestione del programma includono la definizione degli obiettivi, la pianificazione, l'organizzazione e l'esecuzione effettiva. I gestori di programmi forti sono in grado di tenere traccia delle singole attività e dei dettagli e di garantire che tutti vengano eseguiti correttamente e in tempo. Allo stesso tempo, devono sempre tenere a mente il quadro generale ed essere in grado di adattarsi ai cambiamenti delle priorità. Dovrebbero anche essere buoni negoziatori che possono lavorare bene con altri dipartimenti e parti interessate.
La gestione del programma comprende una vasta gamma di compiti. Questi gestori devono impostare, monitorare e gestire il budget del programma, ad esempio. Devono inoltre selezionare i fornitori per eseguire qualsiasi funzione esternalizzata e potrebbe essere necessario supervisionare uno staff. Se il programma è regolato da una fonte esterna, come un'agenzia governativa, devono assicurarsi che il programma segua tutte le regole e le restrizioni imposte dall'agenzia. Potrebbero anche dover riferire di volta in volta sullo stato finanziario o operativo del programma.
In molti casi, la gestione del programma significa anche promuovere i benefici del programma, sia per le parti interessate interne che esterne. Nell'esempio del programma di fidelizzazione della clientela, il gestore del programma dovrebbe trovare un modo per informare i clienti sul programma e convincerli a registrarsi. Potrebbe anche aver bisogno di convincere il responsabile finanziario della sua azienda che il programma genererà abbastanza vendite aggiuntive per compensare le spese di gestione del programma e di offrire sconti. Se il programma richiede un lavoro aggiuntivo da parte dei dipendenti dell'azienda, il responsabile del programma potrebbe dover mostrare a un responsabile delle operazioni come tale ulteriore sforzo andrà a beneficio del suo negozio o dipartimento.