¿Qué es la gestión de la orden de compra?
La gestión de la orden de compra es una función interna de contabilidad comercial. Las empresas utilizan un proceso de compra para adquirir inventarios, activos operativos y otros artículos necesarios para producir bienes o servicios. Las órdenes de compra representan un documento interno que proporciona autorización específica para comprar diferentes recursos. Las empresas más grandes generalmente tienen un proceso de orden de compra más bien definido que las empresas más pequeñas. Las grandes empresas crean políticas de gestión de pedidos de compra para garantizar que los empleados sigan los procedimientos operativos estándar para este proceso.
Los dueños de negocios generalmente designan la autoridad de orden de compra a ciertas personas en el negocio. Los dueños de negocios, directores y gerentes a nivel ejecutivo a menudo permiten a los gerentes operativos aprobar las órdenes de compra para su departamento. Las órdenes de compra de cantidades importantes en dólares, como varios miles de dólares, son las únicas órdenes de compra que necesitan la autorización de un ejecutivo. Los dueños de negocios y los gerentes ejecutivos delegan esto unBility para garantizar que las operaciones comerciales de la compañía puedan continuar sin una supervisión excesiva.
Las empresas pueden usar un sistema de gestión de pedidos de compra que requiere una revisión de varios proveedores o proveedores. Este requisito garantiza que la empresa obtenga el costo más bajo posible para los recursos económicos. Las empresas de fabricación, producción y construcción comúnmente utilizan un sistema de orden de compra de ofertas/propuestas. Un sistema de ofertas/propuestas permite a los proveedores y proveedores presentar a una empresa información específica relacionada con las compras de recursos económicos. Los proveedores y proveedores describirán el costo para cada artículo, el proceso de entrega disponible y el tiempo necesario para completar todos los servicios que figuran en la oferta/propuesta. Este proceso alivia a la compañía de hacer grandes cantidades de juego de pies relacionados con la adquisición de recursos económicos.
Las grandes empresas a menudo tienen un departamento de compras únicamente responsable de adquirir RESnuestro. Este departamento toma la orden de compra autorizada y la envía al proveedor o proveedor. El departamento de compras revisa la disponibilidad de bienes para garantizar que el proveedor pueda completar todas las obligaciones contractuales en la orden de compra. Los problemas de seguimiento o las modificaciones a la orden de compra pueden enviarse al gerente operativo para su aprobación. El departamento de compras es simplemente una función intermediaria que maneja el proceso de pedido en el sistema de gestión de pedidos de compra.
Una vez que se reciban o completen los bienes o servicios, los proveedores y proveedores enviarán a la compañía una factura para solicitar el pago. Esto comienza el proceso final del sistema de gestión de la orden de compra. La factura es revisada por el departamento de contabilidad de la compañía. En el departamento de contabilidad, las cuentas por pagar son responsables de revisar la documentación de la orden de compra y emitir pagos. Muchas compañías usan un sistema de partidos de tres vías. Los empleados de cuentas por pagar revisarán la orden de compra interna contraLa recepción de papeleo y facturas de proveedores. Las empresas solo emitirán pagos cuando las tres piezas de papeleo coincidan. Los empleados de contabilidad ingresarán la información en el software de contabilidad de la compañía, imprimirán un cheque y tendrán un signo autorizado de firmante en el pago de emisión al proveedor.