Qu'est-ce que la gestion des commandes d'achat?
La gestion des commandes d'achat est une fonction de comptabilité d'entreprise interne. Les entreprises utilisent un processus d'achat pour acquérir des stocks, des actifs opérationnels et d'autres articles nécessaires à la production de biens ou de services. Les bons de commande représentent un document interne qui donne une autorisation spécifique pour l’achat de différentes ressources. Les grandes entreprises ont généralement un processus de commande d'achat plus défini que les petites entreprises. Les grandes entreprises créent des règles de gestion des commandes pour s’assurer que les employés suivent les procédures standard pour ce processus.
Les propriétaires d’entreprise désignent généralement le bon de commande à certaines personnes de l’entreprise. Les propriétaires d'entreprise, les directeurs et les cadres supérieurs permettent souvent aux responsables opérationnels d'approuver les commandes d'achat de leur service. Les bons de commande d'un montant important, par exemple plusieurs milliers de dollars, sont les seuls à nécessiter l'autorisation d'un responsable. Les propriétaires d'entreprise et les cadres dirigeants délèguent cette capacité pour s'assurer que les activités commerciales de l'entreprise peuvent continuer sans surveillance excessive.
Les entreprises peuvent utiliser un système de gestion des commandes d'achat nécessitant un examen de plusieurs fournisseurs. Cette exigence garantit à l'entreprise le coût le plus bas possible pour des ressources économiques. Les entreprises de fabrication, de production et de construction utilisent couramment un système de commande d'achat. Un système d'enchères / propositions permet aux vendeurs et aux fournisseurs de présenter à une entreprise des informations spécifiques relatives aux achats de ressources économiques. Les vendeurs et fournisseurs indiqueront le coût de chaque article, le processus de livraison disponible et le temps nécessaire pour exécuter tous les services énumérés dans l'offre ou la proposition. Ce processus évite à l'entreprise de faire beaucoup de jeu de jambes lié à l'acquisition économique de ressources.
Les grandes entreprises ont souvent un service des achats seul responsable de l’acquisition des ressources. Ce service prend la commande d'achat autorisée et l'envoie au fournisseur ou au fournisseur. Le service des achats examine la disponibilité des produits pour s'assurer que le fournisseur peut remplir toutes les obligations contractuelles du bon de commande. Les problèmes de suivi ou les modifications apportées au bon de commande peuvent être envoyés au responsable opérationnel pour approbation. Le service des achats est simplement une fonction intermédiaire gérant le processus de commande dans le système de gestion des commandes d'achat.
Une fois que les biens ou les services sont reçus ou terminés, les vendeurs et fournisseurs envoient à l'entreprise une facture pour demander le paiement. Cela commence le processus final du système de gestion des commandes d'achat. La facture est examinée par le service de comptabilité de l'entreprise. Dans le service de la comptabilité, les comptes créditeurs sont responsables de la vérification des documents relatifs aux commandes et des paiements. De nombreuses entreprises utilisent un système de correspondance à trois. Les commis aux comptes fournisseurs examineront le bon de commande interne par rapport aux documents papier et aux factures des fournisseurs. Les entreprises émettront des paiements uniquement lorsque les trois documents seront appariés. Les commis à la comptabilité entreront les informations dans le logiciel de comptabilité de la société, imprimeront un chèque et feront signer un signataire autorisé au paiement de l’émission au fournisseur.