Wat is inkooporderbeheer?
Inkooporderbeheer is een interne bedrijfsboekhoudfunctie. Bedrijven gebruiken een inkoopproces om voorraden, operationele activa en andere items te verwerven die nodig zijn om goederen of diensten te produceren. Inkooporders vormen een intern document dat specifieke autorisatie geeft voor het kopen van verschillende bronnen. Grotere bedrijven hebben meestal een beter gedefinieerd inkooporderproces dan kleinere bedrijven. Grote bedrijven stellen beleid voor inkooporderbeheer op om ervoor te zorgen dat werknemers de standaardwerkprocedures voor dit proces volgen.
Bedrijfseigenaren wijzen meestal inkooporderbevoegdheden aan bepaalde personen in het bedrijf aan. Ondernemers, directeuren en managers op directieniveau staan operationele managers vaak toe inkooporders goed te keuren voor hun afdeling. Inkooporders voor aanzienlijke bedragen in dollars, zoals enkele duizenden dollars, zijn de enige inkooporders waarvoor autorisatie van een leidinggevende vereist is. Ondernemers en uitvoerende managers delegeren deze mogelijkheid om ervoor te zorgen dat de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf kunnen doorgaan zonder buitensporig toezicht.
Bedrijven kunnen een inkooporderbeheersysteem gebruiken dat een beoordeling van verschillende leveranciers of leveranciers vereist. Deze vereiste zorgt ervoor dat het bedrijf de laagst mogelijke kosten voor economische middelen krijgt. Productie-, productie- en bouwbedrijven maken meestal gebruik van een bied / voorstel-inkoopordersysteem. Een bied- / voorstelsysteem stelt leveranciers en leveranciers in staat om een bedrijf specifieke informatie te verstrekken met betrekking tot aankopen van economische middelen. Verkopers en leveranciers geven een overzicht van de kosten voor elk item, het beschikbare leveringsproces en de tijd die nodig is om alle services te voltooien die in het bod / voorstel worden vermeld. Dit proces zorgt ervoor dat het bedrijf niet veel voetenwerk hoeft te doen met betrekking tot de verwerving van economische middelen.
Grote bedrijven hebben vaak een inkoopafdeling die als enige verantwoordelijk is voor het verwerven van middelen. Deze afdeling neemt de geautoriseerde inkooporder en stuurt deze naar de leverancier of leverancier. De inkoopafdeling beoordeelt de beschikbaarheid van goederen om ervoor te zorgen dat de verkoper alle contractuele verplichtingen op de inkooporder kan nakomen. Vervolgproblemen of wijzigingen aan de inkooporder kunnen ter goedkeuring naar de operationeel manager worden gestuurd. De inkoopafdeling is gewoon een intermediaire functie die het bestelproces in het inkooporderbeheersysteem afhandelt.
Zodra de goederen of diensten zijn ontvangen of voltooid, sturen leveranciers en leveranciers het bedrijf een factuur om de betaling aan te vragen. Dit begint het laatste proces van het inkooporderbeheersysteem. De factuur wordt beoordeeld door de boekhoudafdeling van het bedrijf. Op de boekhoudafdeling zijn crediteuren verantwoordelijk voor het controleren van het inkooporderpapier en het uitgeven van betalingen. Veel bedrijven gebruiken een driewegsysteem. Accounts crediteuren zullen de interne inkooporder toetsen aan de ontvangende papieren en leveranciersfacturen. Bedrijven geven alleen betalingen uit als alle drie de papieren bij elkaar passen. Accountmedewerkers voeren de informatie in de boekhoudsoftware van het bedrijf in, drukken een cheque uit en laten een geautoriseerde ondertekenaar ondertekenen bij de betaling van de betaling aan de verkoper.