Hvad er styring af indkøbsordrer?
Indkøbsordrestyring er en intern forretningsføringsfunktion. Virksomheder bruger en købsproces til at erhverve varebeholdninger, operationelle aktiver og andre ting, der er nødvendige for at producere varer eller tjenester. Indkøbsordrer repræsenterer et internt dokument, der giver specifik tilladelse til at købe forskellige ressourcer. Større virksomheder har normalt en mere veldefineret indkøbsordreproces end mindre virksomheder. Store virksomheder opretter styringspolitikker for indkøbsordrer for at sikre, at medarbejderne følger standardprocedurer for denne proces.
Virksomhedsejere udpeger som regel indkøbsordre til visse personer i virksomheden. Virksomhedsejere, direktører og direktører på ledelsesniveau giver ofte operationelle ledere mulighed for at godkende indkøbsordrer for deres afdeling. Indkøbsordrer til betydelige dollarbeløb, såsom flere tusinde dollars, er de eneste indkøbsordrer, der har brug for en udøvende tilladelse. Virksomhedsejere og direktører delegerer denne mulighed for at sikre, at virksomhedens forretningsdrift kan fortsætte uden overdreven tilsyn.
Virksomheder kan bruge et styringssystem for indkøbsordrer, der kræver en gennemgang af flere leverandører eller leverandører. Dette krav sikrer, at virksomheden får de lavest mulige omkostninger til økonomiske ressourcer. Fremstillings-, produktions- og byggefirmaer bruger ofte et ordreordrer for indkøb af bud. Et bud / forslag-system giver leverandører og leverandører mulighed for at præsentere en virksomhed med specifik information om økonomiske ressourcekøb. Sælgere og leverandører vil skitsere omkostningerne for hver vare, leveringsproces tilgængelig og den tid, der er nødvendig for at gennemføre alle tjenester, der er anført på bud / forslag. Denne proces letter virksomheden fra at udføre rigelige mængder fodarbejde i forbindelse med erhvervelse af økonomiske ressourcer.
Store virksomheder har ofte en indkøbsafdeling, der alene er ansvarlig for at erhverve ressourcer. Denne afdeling tager den godkendte indkøbsordre og sender den til sælgeren eller leverandøren. Indkøbsafdelingen gennemgår tilgængeligheden af varer for at sikre, at sælgeren kan udføre alle kontraktlige forpligtelser på indkøbsordren. Opfølgningsproblemer eller ændringer af indkøbsordren kan sendes til driftslederen for hans godkendelse. Indkøbsafdelingen er simpelthen en formidlende funktion, der håndterer ordreprocessen i indkøbsorderstyringssystemet.
Når varerne eller tjenesterne er modtaget eller afsluttet, sender leverandører og leverandører virksomheden en faktura for at anmode om betaling. Dette begynder den sidste proces i indkøbsorderstyringssystemet. Fakturaen gennemgås af virksomhedens regnskabsafdeling. I regnskabsafdelingen er det skyldige regnskab ansvarlig for gennemgang af papirordrer med indkøbsordrer og udstedelse af betalinger. Mange virksomheder bruger et tre-vejs match-system. Kontorer, der skal betales, gennemgår den interne indkøbsordre mod modtagende papirarbejde og leverandørfakturaer. Virksomheder udsteder kun betalinger, når alle tre papirer matcher. Regnskabskontorer indtaster oplysningerne i virksomhedens regnskabssoftware, udskriver en check og har et autoriseret underskriver under udstedelsesbetalingen til sælgeren.