注文書管理とは

発注管理は、内部の企業会計機能です。 企業は、購入プロセスを使用して、在庫や運用資産、および商品やサービスの生産に必要なその他のアイテムを取得します。 発注書は、さまざまなリソースを購入するための特定の承認を与える内部文書を表します。 大企業は通常、中小企業よりも明確に定義された発注プロセスを持っています。 大企業は、発注プロセス管理ポリシーを作成して、従業員がこのプロセスの標準操作手順に従うようにします。

通常、事業主は、事業内の特定の個人に発注書権限を指定します。 多くの場合、ビジネスオーナー、ディレクター、およびエグゼクティブレベルのマネージャーは、運用マネージャーが部門の発注書を承認できるようにします。 数千ドルなど、かなりの金額の注文書は、経営者の承認が必要な唯一の注文書です。 事業主と経営管理者はこの能力を委任して、会社の事業運営が過度の監視なしに継続できるようにします。

企業は、複数のベンダーまたはサプライヤーのレビューを必要とする発注管理システムを使用する場合があります。 この要件により、企業は経済的リソースのコストを可能な限り低く抑えることができます。 製造、生産、および建設会社は通常、入札/提案発注システムを使用します。 入札/提案システムにより、ベンダーとサプライヤは、企業に経済的資源の購入に関する特定の情報を提示できます。 ベンダーとサプライヤは、各アイテムのコスト、利用可能な配送プロセス、入札/提案に記載されているすべてのサービスを完了するために必要な時間を概説します。 このプロセスにより、企業は経済的資源の獲得に関連する大量のフットワークを行う必要がなくなります。

大企業では、リソースの取得を単独で担当する購買部門がしばしば存在します。 この部門は、承認された発注書を受け取り、ベンダーまたはサプライヤに送信します。 購買部門は商品の入手可能性を確認して、ベンダーが発注書のすべての契約上の義務を完了できるようにします。 フォローアップの問題または発注書の変更は、承認のために運用マネージャーに送信される場合があります。 購買部門は、発注管理システムで注文プロセスを処理する仲介機能にすぎません。

商品またはサービスの受領または完了後、ベンダーとサプライヤーは会社に請求書を送り、支払いを要求します。 これにより、発注管理システムの最終プロセスが開始されます。 請求書は、会社の経理部門によって審査されます。 経理部門では、買掛金は発注書の書類を確認し、支払いを発行する責任があります。 多くの企業が3者間一致システムを使用しています。 買掛金担当者は、受け取った書類や仕入先請求書に対して内部発注書を確認します。 企業は、3つの書類すべてが一致した場合にのみ支払いを発行します。 経理担当者は、会社の会計ソフトウェアに情報を入力し、小切手を印刷し、ベンダーへの発行支払いに承認された署名者にサインインさせます。