Co je to řízení objednávek?

Správa objednávek je funkce interního obchodního účetnictví. Společnosti používají nákupní proces k pořízení zásob, provozních aktiv a dalších položek potřebných k výrobě zboží nebo služeb. Objednávky představují interní dokument, který dává konkrétní oprávnění k nákupu různých zdrojů. Větší společnosti mají obvykle přesněji definovaný proces nákupu než menší firmy. Velké společnosti vytvářejí zásady správy objednávek, které zajišťují, aby zaměstnanci dodržovali standardní provozní postupy pro tento proces.

Majitelé podniků obvykle určují oprávnění k objednávce určitým jednotlivcům v podniku. Majitelé podniků, ředitelé a vedoucí pracovníci často umožňují provozním manažerům schvalovat nákupní objednávky pro jejich oddělení. Objednávky na významné částky v dolarech, například několik tisíc dolarů, jsou jediné objednávky vyžadující oprávnění výkonného orgánu. Majitelé podniků a výkonní manažeři delegují tuto schopnost, aby zajistili, že obchodní operace společnosti mohou pokračovat bez nadměrného dohledu.

Společnosti mohou používat systém správy objednávek, který vyžaduje přezkoumání několika dodavatelů nebo dodavatelů. Tento požadavek zajišťuje, že společnost získá nejnižší možné náklady na ekonomické zdroje. Výrobní, výrobní a stavební společnosti běžně používají systém objednávek / nabídek. Systém nabídek / návrhů umožňuje prodejcům a dodavatelům prezentovat společnosti konkrétní informace týkající se nákupu ekonomických zdrojů. Prodejci a dodavatelé uvedou náklady na každou položku, dostupný proces dodání a čas potřebný k dokončení všech služeb uvedených v nabídce / návrhu. Tento proces umožňuje společnosti zbavit se velkého množství práce spojené s nákupem ekonomických zdrojů.

Velké podniky mají často nákupní oddělení zodpovědné výhradně za získávání zdrojů. Toto oddělení převezme autorizovanou objednávku a odešle ji prodejci nebo dodavateli. Oddělení nákupu kontroluje dostupnost zboží, aby se zajistilo, že prodejce může splnit všechny smluvní závazky v objednávce. Provozní ředitel může být ke schválení zaslán následným opatřením nebo změnám v objednávce. Oddělení nákupu je jednoduše prostřední funkcí, která řídí proces objednávání v systému správy objednávek.

Jakmile zboží nebo služby obdrží nebo doplní, prodejci a dodavatelé zašlou společnosti fakturu s žádostí o platbu. Tím se zahájí konečný proces systému správy objednávek. Fakturu kontroluje účetní oddělení společnosti. V účetním oddělení odpovídá za kontrolu papírování objednávek a za vydávání plateb závazky. Mnoho společností používá třícestný systém zápasů. Účtovatelé, kteří mají být zaplaceni, zkontrolují interní nákupní objednávku na základě obdržených dokladů o papírování a prodejcích. Společnosti budou vydávat platby pouze v případě, že se shodují všechny tři doklady. Účetní úředníci vloží informace do účetního softwaru společnosti, vytisknou šek a nechají autorizovaného podpisovatele podepsat emisní platbu prodejci.