Co je správa objednávek?

Správa objednávek je interní funkce obchodního účetnictví. Společnosti používají nákupní proces k získání zásob, provozních aktiv a dalších položek potřebných k výrobě zboží nebo služeb. Objednávky nákupu představují interní dokument, který poskytuje konkrétní oprávnění k nákupu různých zdrojů. Větší společnosti mají obvykle dobře definovaný proces nákupu než menší podniky. Velké společnosti vytvářejí zásady správy objednávek, aby zajistily, že zaměstnanci dodržují standardní operační postupy pro tento proces. Majitelé podniků, ředitelé a manažeři na výkonné úrovni často umožňují operačním manažerům schválit objednávky pro jejich oddělení. Nákupní objednávky za významné částky dolaru, jako je několik tisíc dolarů, jsou jedinými nákupními objednávkami, které vyžadují povolení exekutivy. Majitelé podniků a výkonní manažeři to delegujíSpolečnosti mohou používat obchodní operace společnosti, aby zajistily, že obchodní operace společnosti mohou pokračovat. Tento požadavek zajišťuje, že společnost získá nejnižší možné náklady na ekonomické zdroje. Výrobní, výrobní a stavební společnosti běžně používají systém objednávky nabídek/návrhů. Systém nabídek/návrhů umožňuje prodejcům a dodavatelům představit společnost konkrétní informace týkající se nákupu ekonomických zdrojů. Prodejci a dodavatelé nastíní náklady na každou položku, dostupný proces doručení a čas potřebný k dokončení všech služeb uvedených v nabídce/návrhu. Tento proces zmírňuje společnost v rozsáhlém množství práce na nohou týkající se získávání ekonomických zdrojů.

Velké podniky mají často nákupní oddělení výhradně zodpovědné za získání ResOurces. Toto oddělení vezme autorizovanou objednávku a odešle ji dodavateli nebo dodavateli. Oddělení nákupu přezkoumává dostupnost zboží, aby zajistilo, že prodejce může splnit všechny smluvní závazky z nákupní objednávky. Provozní manažer mohou být odesláni problémy nebo změny nákupní objednávky ke schválení. Oddělení nákupu je jednoduše zprostředkující funkcí zpracovávající proces objednávání v systému správy objednávek.

Jakmile je zboží nebo služby přijímáno nebo dokončení, dodavatelé a dodavatelé zasílají společnosti fakturu k požádání o platbu. To začíná konečný proces systému správy objednávek. Faktura je přezkoumána účetním oddělením společnosti. V účetním oddělení odpovídá splatná účty za přezkum papírování objednávky a vydávání plateb. Mnoho společností používá systém třícestných zápasů. Úředníci splatných účtů zkontrolují interní objednávku protipřijímací papírování a faktury dodavatele. Společnosti budou vydávat platby pouze v případě, že všechny tři kusy papírování shodují. Úředníci Účetníci zadají informace do účetního softwaru společnosti, vytisknou šek a prodavateli mají povolenou značku signace při platbě vydání.