Vad är hanteringen av inköpsorder?

Inköpsorderhantering är en intern affärsredovisningsfunktion. Företag använder en inköpsprocess för att förvärva varulager, driftstillgångar och andra föremål som behövs för att producera varor eller tjänster. Köporder representerar ett internt dokument som ger specifikt tillstånd för att köpa olika resurser. Större företag har vanligtvis en mer väldefinierad beställningsprocess än mindre företag. Stora företag skapar policyer för hantering av inköpsorder för att säkerställa att anställda följer standardförfaranden för denna process.

Företagare utser vanligtvis beställningsmyndighet till vissa individer i verksamheten. Företagare, styrelseledamöter och chefer på verkställande nivå tillåter ofta operativa chefer att godkänna inköpsorder för deras avdelning. Inköpsorder för betydande dollarbelopp, såsom flera tusen dollar, är de enda inköpsorder som behöver en verkställande myndighet. Företagare och verkställande chefer delegerar denna förmåga att se till att företagets affärsverksamhet kan fortsätta utan överdrivet tillsyn.

Företag kan använda ett inköpsorderhanteringssystem som kräver en granskning av flera leverantörer eller leverantörer. Detta krav säkerställer att företaget får den lägsta möjliga kostnaden för ekonomiska resurser. Tillverknings-, produktions- och byggföretag använder vanligtvis ett beställningssystem för bud / förslag. Ett bud / förslagssystem gör det möjligt för leverantörer och leverantörer att presentera ett företag med specifik information rörande inköp av ekonomiska resurser. Leverantörer och leverantörer redovisar kostnaden för varje artikel, leveransprocessen som är tillgänglig och den tid som krävs för att slutföra alla tjänster som anges i budet / förslaget. Denna process underlättar företaget från att göra stora mängder fotarbete som rör förvärv av ekonomiska resurser.

Stora företag har ofta en inköpsavdelning som ensam ansvarar för att skaffa resurser. Denna avdelning tar den godkända inköpsorder och skickar den till leverantören eller leverantören. Inköpsavdelningen granskar tillgången på varor för att säkerställa att säljaren kan fullfölja alla avtalsenliga skyldigheter på inköpsorder. Uppföljningsproblem eller ändringar av inköpsorder kan skickas till operativ chef för hans godkännande. Inköpsavdelningen är helt enkelt en mellanhandsfunktion som hanterar beställningsprocessen i inköpsorderhanteringssystemet.

När varorna eller tjänsterna har tagits emot eller slutförts skickar leverantörer och leverantörer företaget en faktura för att begära betalning. Detta börjar den sista processen för hanteringssystemet för inköp. Fakturan granskas av företagets redovisningsavdelning. I redovisningsavdelningen ansvarar leverantörerna för att granska pappersarbete för inköpsorder och utfärda betalningar. Många företag använder ett trevägs matchningssystem. Konton som ska betalas ska granska den interna inköpsorder mot mottagande pappersarbete och leverantörsfakturor. Företag kommer endast att utfärda betalningar när alla tre pappersarbete matchar. Redovisningsansvariga kommer att mata in informationen i företagets bokföringsprogram, skriva ut en check och ha ett auktoriserat signatörsskylt i utfärdsbetalningen till leverantören.