Vad är inköpsorderhantering?

Köp orderhantering är en intern affärsredovisning. Företag använder en inköpsprocess för att förvärva lager, operativa tillgångar och andra föremål som behövs för att producera varor eller tjänster. Inköpsorder representerar ett internt dokument som ger ett specifikt tillstånd för att köpa olika resurser. Större företag har vanligtvis en mer väl definierad inköpsorderprocess än mindre företag. Stora företag skapar inköpsorderhanteringspolicy för att säkerställa att anställda följer standardförfaranden för denna process.

Företagare utser vanligtvis inköpsordermyndighet till vissa individer i verksamheten. Företagare, styrelseledamöter och chefer på verkställande nivå tillåter ofta operativa chefer att godkänna inköpsorder för sin avdelning. Inköpsorder för betydande dollarbelopp, till exempel flera tusen dollar, är de enda inköpsorder som behöver en verkställande godkännande. Företagare och verkställande chefer delegerar detta aBility för att säkerställa att företagets affärsverksamhet kan fortsätta utan överdriven övervakning.

Företag kan använda ett system för hantering av inköpsorder som kräver en översyn av flera leverantörer eller leverantörer. Detta krav säkerställer att företaget får lägsta möjliga kostnad för ekonomiska resurser. Tillverknings-, produktions- och byggföretag använder vanligtvis ett bud-/förslagsköpsorder. Ett bud/förslagssystem gör det möjligt för leverantörer och leverantörer att presentera ett företag med specifik information om ekonomiska resursköp. Leverantörer och leverantörer kommer att beskriva kostnaden för varje artikel, tillgänglig leveransprocess och tid som behövs för att slutföra alla tjänster som anges i bud/förslaget. Denna process lindrar företaget från att göra stora mängder fotarbete relaterade till ekonomisk resursförvärv.

Stora företag har ofta en inköpsavdelning som är ensam ansvarig för att förvärva resvår. Denna avdelning tar den auktoriserade inköpsordern och skickar den till leverantören eller leverantören. Inköpsavdelningen granskar tillgången på varor för att säkerställa att leverantören kan fullfölja alla avtalsenliga skyldigheter på inköpsordern. Uppföljningsfrågor eller ändringar av inköpsordern kan skickas till den operativa chefen för hans godkännande. Inköpsavdelningen är helt enkelt en mellanhandfunktion som hanterar beställningsprocessen i hanteringssystemet för inköpsorder.

När varorna eller tjänsterna har mottagits eller är klart kommer leverantörer och leverantörer att skicka företaget en faktura för att begära betalning. Detta börjar den slutliga processen för inköpsorderhanteringssystemet. Faktura granskas av företagets redovisningsavdelning. I redovisningsavdelningen ansvarar konton som ska betalas för att granska pappersarbete och utfärda betalningar. Många företag använder ett trevägsmatchsystem. Konton som ska betalas kommer att granska den interna inköpsordern motdet mottagande pappersarbete och leverantörsfakturor. Företag kommer bara att utfärda betalningar när alla tre pappersbitar matchar. Redovisningsansvariga kommer att ange informationen i företagets redovisningsprogramvara, skriva ut en check och ha en auktoriserad undertecknare undertecknande i utfärdandet till leverantören.