Hva er styring av innkjøpsordrer?

Innkjøpsordrehåndtering er en intern virksomhetsregnskapsfunksjon. Bedrifter bruker en innkjøpsprosess for å skaffe varebeholdninger, driftsmidler og andre varer som trengs for å produsere varer eller tjenester. Innkjøpsordrer representerer et internt dokument som gir spesifikk autorisasjon for å kjøpe forskjellige ressurser. Større selskaper har vanligvis en mer veldefinert innkjøpsordreprosess enn mindre virksomheter. Store selskaper oppretter retningslinjer for innkjøpsordre for å sikre at ansatte følger standard driftsprosedyrer for denne prosessen.

Bedriftseiere utpeker vanligvis innkjøpsordremyndighet til visse personer i virksomheten. Bedriftseiere, styremedlemmer og ledere på utøvende nivå lar ofte driftsledere godkjenne innkjøpsordrer for avdelingen deres. Innkjøpsordrer for betydelige dollarbeløp, for eksempel flere tusen dollar, er de eneste innkjøpsordrene som trenger autorisasjon fra en leder. Bedriftseiere og utøvende ledere delegerer denne muligheten for å sikre at selskapets forretningsdrift kan fortsette uten overdreven tilsyn.

Bedrifter kan bruke et styringssystem for innkjøpsordrer som krever gjennomgang av flere leverandører eller leverandører. Dette kravet sikrer at selskapet får lavest mulig kostnad for økonomiske ressurser. Produksjons-, produksjons- og byggefirmaer bruker ofte et bestillingssystem for bud / forslag. Et bud / forslag-system gjør det mulig for leverandører og leverandører å presentere et selskap med spesifikk informasjon relatert til økonomiske ressurskjøp. Leverandører og leverandører vil skissere kostnadene for hver vare, leveringsprosess tilgjengelig og tid som trengs for å fullføre alle tjenester som er oppført på bud / forslag. Denne prosessen letter selskapet fra å gjøre store mengder fotarbeid knyttet til økonomisk ressurserverv.

Store virksomheter har ofte en innkjøpsavdeling som alene er ansvarlig for å skaffe ressurser. Denne avdelingen tar den autoriserte innkjøpsordren og sender den til leverandøren eller leverandøren. Innkjøpsavdelingen vurderer tilgjengeligheten til varer for å sikre at leverandøren kan fullføre alle avtaleforpliktelser på innkjøpsordren. Oppfølgingsproblemer eller endringer i innkjøpsordren kan sendes til operasjonslederen for godkjenning. Innkjøpsavdelingen er ganske enkelt en formidlerfunksjon som håndterer bestillingsprosessen i styringssystemet for innkjøpsordre.

Når varene eller tjenestene er mottatt eller fullført, vil leverandører og leverandører sende selskapet en faktura for å be om betaling. Dette begynner den endelige prosessen med styringssystemet for innkjøpsordre. Fakturaen blir gjennomgått av selskapets regnskapsavdeling. I regnskapsavdelingen er leverandørgjeld ansvarlig for å gjennomgå papirordre om innkjøpsordre og utstede betalinger. Mange selskaper bruker et treveis matchingssystem. Kontoer som skal betales, vil gjennomgå den interne innkjøpsordren mot mottakende papirer og leverandørfakturaer. Bedrifter vil kun utstede betaling når alle tre papirene stemmer overens. Regnskapsførere vil legge inn informasjonen i selskapets regnskapsprogramvare, skrive ut en sjekk og ha et autorisert signaterstykke på utstedelsesbetalingen til leverandøren.