Was ist Bestellverwaltung?
Das Bestellmanagement ist eine interne betriebswirtschaftliche Funktion. Unternehmen erwerben mithilfe eines Einkaufsprozesses Vorräte, Betriebsmittel und andere Gegenstände, die für die Herstellung von Waren oder Dienstleistungen benötigt werden. Bestellungen stellen ein internes Dokument dar, das bestimmte Berechtigungen zum Kauf verschiedener Ressourcen erteilt. Größere Unternehmen haben in der Regel einen klareren Bestellprozess als kleinere Unternehmen. Große Unternehmen erstellen Bestellverwaltungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Standardarbeitsanweisungen für diesen Prozess befolgen.
Geschäftsinhaber weisen in der Regel bestimmten Personen im Geschäft eine Bestellberechtigung zu. Geschäftsinhaber, Direktoren und Manager auf Führungsebene gestatten Betriebsleitern häufig, Bestellungen für ihre Abteilung zu genehmigen. Bestellungen für bedeutende Dollarbeträge, wie zum Beispiel mehrere tausend Dollar, sind die einzigen Bestellungen, für die die Genehmigung eines Geschäftsführers erforderlich ist. Geschäftsinhaber und Geschäftsführer delegieren diese Fähigkeit, um sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb des Unternehmens ohne übermäßige Aufsicht fortgesetzt werden kann.
Unternehmen können ein Bestellverwaltungssystem verwenden, das eine Überprüfung mehrerer Lieferanten oder Lieferanten erfordert. Diese Anforderung stellt sicher, dass das Unternehmen die niedrigstmöglichen Kosten für wirtschaftliche Ressourcen erhält. Fertigungs-, Produktions- und Bauunternehmen verwenden üblicherweise ein Angebots- / Angebotsbestellsystem. Mithilfe eines Angebots- / Angebotssystems können Anbieter und Lieferanten einem Unternehmen spezifische Informationen zu Einkäufen wirtschaftlicher Ressourcen präsentieren. Anbieter und Lieferanten erläutern die Kosten für jeden Artikel, den verfügbaren Lieferprozess und die Zeit, die erforderlich ist, um alle im Angebot / Angebot aufgeführten Dienstleistungen zu erbringen. Durch diesen Prozess kann das Unternehmen nicht viel Zeit für die Beschaffung wirtschaftlicher Ressourcen aufwenden.
Große Unternehmen verfügen häufig über eine Einkaufsabteilung, die ausschließlich für die Beschaffung von Ressourcen zuständig ist. Diese Abteilung nimmt die autorisierte Bestellung entgegen und sendet sie an den Lieferanten oder Lieferanten. Die Einkaufsabteilung überprüft die Verfügbarkeit der Waren, um sicherzustellen, dass der Verkäufer alle vertraglichen Verpflichtungen aus der Bestellung erfüllen kann. Folgeprobleme oder Änderungen der Bestellung können dem Betriebsleiter zur Genehmigung übermittelt werden. Die Einkaufsabteilung ist lediglich eine zwischengeschaltete Funktion, die den Bestellvorgang im Bestellverwaltungssystem abwickelt.
Sobald die Waren oder Dienstleistungen eingegangen oder erbracht sind, senden Verkäufer und Lieferanten dem Unternehmen eine Rechnung, um die Zahlung anzufordern. Hiermit beginnt der endgültige Prozess des Bestellverwaltungssystems. Die Rechnung wird von der Buchhaltung des Unternehmens geprüft. In der Buchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung für die Überprüfung der Bestellunterlagen und das Ausstellen von Zahlungen verantwortlich. Viele Unternehmen verwenden ein Drei-Wege-Match-System. Kreditorenbuchhalter prüfen die interne Bestellung anhand der eingehenden Unterlagen und der Lieferantenrechnungen. Unternehmen stellen Zahlungen nur aus, wenn alle drei Dokumente übereinstimmen. Buchhalter geben die Informationen in die Buchhaltungssoftware des Unternehmens ein, drucken einen Scheck aus und lassen die Ausstellungszahlung vom autorisierten Unterzeichner an den Verkäufer unterzeichnen.