Co to jest zarządzanie zamówieniem zakupu?
Zarządzanie zamówieniami zakupu to wewnętrzna funkcja księgowości biznesowej. Firmy wykorzystują proces zakupu do nabywania zapasów, aktywów operacyjnych i innych przedmiotów potrzebnych do wytworzenia towarów lub usług. Zamówienia zakupu stanowią wewnętrzny dokument, który daje określone upoważnienie do zakupu różnych zasobów. Większe firmy zwykle mają bardziej precyzyjnie zdefiniowany proces zamówień niż mniejsze firmy. Duże firmy tworzą zasady zarządzania zamówieniami zakupu, aby zapewnić przestrzeganie standardowych procedur operacyjnych dla tego procesu.
Właściciele firm zwykle wyznaczają uprawnienia do składania zamówień na określone osoby w firmie. Właściciele firm, dyrektorzy i kierownicy wyższego szczebla często pozwalają menedżerom operacyjnym zatwierdzać zamówienia zakupu dla ich działu. Zamówienia na znaczne kwoty w dolarach, takie jak kilka tysięcy dolarów, są jedynymi zamówieniami wymagającymi autoryzacji dyrektora. Właściciele firm i menedżerowie wykonawczy przekazują tę zdolność, aby zapewnić ciągłość działalności firmy bez nadmiernego nadzoru.
Firmy mogą korzystać z systemu zarządzania zamówieniami zakupu, który wymaga przeglądu kilku dostawców lub dostawców. Ten wymóg zapewnia firmie najniższy możliwy koszt zasobów ekonomicznych. Firmy produkcyjne, produkcyjne i budowlane zwykle stosują system zamówień kupna / sprzedaży. System ofert / ofert umożliwia sprzedawcom i dostawcom prezentowanie firmie szczegółowych informacji dotyczących zakupów zasobów gospodarczych. Dostawcy i dostawcy określą koszt każdego produktu, dostępny proces dostawy oraz czas potrzebny na ukończenie wszystkich usług wymienionych w ofercie / ofercie. Proces ten uwalnia firmę od wykonywania dużych nakładów pracy związanych z pozyskiwaniem zasobów gospodarczych.
Duże firmy często mają dział zakupów odpowiedzialny wyłącznie za pozyskiwanie zasobów. Ten dział przyjmuje autoryzowane zamówienie zakupu i wysyła je do dostawcy lub dostawcy. Dział zakupów sprawdza dostępność towarów, aby upewnić się, że sprzedawca może wypełnić wszystkie zobowiązania wynikające z zamówienia. Dalsze problemy lub zmiany w zamówieniu zakupu mogą być wysyłane do kierownika operacyjnego w celu jego zatwierdzenia. Dział zakupów to po prostu funkcja pośrednicząca obsługująca proces zamawiania w systemie zarządzania zamówieniami zakupu.
Po otrzymaniu lub ukończeniu towarów lub usług sprzedawcy i dostawcy prześlą firmie fakturę z żądaniem zapłaty. To rozpoczyna ostatni proces systemu zarządzania zamówieniami zakupu. Faktura jest sprawdzana przez dział księgowości firmy. W dziale księgowości zobowiązania do zapłaty odpowiadają za przejrzenie dokumentacji zamówienia i wystawienie płatności. Wiele firm stosuje trójstronny system dopasowania. Urzędnicy odpowiedzialni za rozliczenie sprawdzą wewnętrzne zamówienie zakupu na podstawie dokumentów odbiorczych i faktur od dostawców. Firmy będą wydawać płatności tylko wtedy, gdy wszystkie trzy dokumenty będą zgodne. Księgowi wprowadzą te informacje do oprogramowania księgowego firmy, wydrukują czek i poproszą autoryzowanego podpisującego o wystawienie płatności na rzecz dostawcy.