Co to jest zarządzanie zamówieniami?
Zarządzanie zamówieniami zakupu jest wewnętrzną funkcją księgowości biznesowej. Firmy korzystają z procesu zakupu do nabywania zapasów, aktywów operacyjnych i innych przedmiotów potrzebnych do produkcji towarów lub usług. Zamówienia zakupu reprezentują wewnętrzny dokument, który daje konkretne autoryzację do zakupu różnych zasobów. Większe firmy zwykle mają bardziej dobrze zdefiniowany proces zamówienia niż mniejsze firmy. Duże firmy tworzą zasady zarządzania zamówieniami zakupu, aby upewnić się, że pracownicy przestrzegają standardowych procedur operacyjnych dla tego procesu.
Właściciele firm zwykle wyznaczają organ zamówienia dla niektórych osób w firmie. Właściciele firm, dyrektorzy i menedżerowie na poziomie kierownictwa często pozwalają menedżerom operacyjnym zatwierdzić zamówienia dla swojego działu. Zamówienia na zakup znacznych kwot dolara, takie jak kilka tysięcy dolarów, są jedynymi zamówieniami zakupowymi wymagającymi autoryzacji kierownictwa. Właściciele firm i menedżerowie wykonawczy delegują toBiałalność w celu zapewnienia działalności biznesowej firmy może być kontynuowana bez nadmiernego nadzoru.
Firmy mogą korzystać z systemu zarządzania zamówieniem, który wymaga przeglądu kilku dostawców lub dostawców. Wymóg ten zapewnia, że firma uzyskuje najniższy możliwy koszt zasobów gospodarczych. Firmy produkcyjne, produkcyjne i budowlane zwykle korzystają z systemu zamówienia zakupu/propozycji. System oferty/propozycji umożliwia dostawcom i dostawcom przedstawienie spółki konkretnych informacji dotyczących zakupów zasobów gospodarczych. Dostawcy i dostawcy nakładają koszty każdego przedmiotu, dostępny proces dostawy i czas potrzebny na wypełnienie wszystkich usług wymienionych w ofercie/propozycji. Proces ten łagodzi firmę wykonania obszernych ilości pracy nóg związanej z pozyskiwaniem zasobów ekonomicznych.
Duże firmy często mają dział zakupów wyłącznie za nabycie RESOurces. Ten dział przyjmuje autoryzowane zamówienie zakupu i wysyła go do dostawcy lub dostawcy. Dział zakupów dokonuje przeglądu dostępności towarów, aby zapewnić, że dostawca może wypełnić wszystkie obowiązki umowne w sprawie zamówienia. Kwestie kontrolne lub zmiany w zamówieniu mogą zostać wysłane do kierownika operacyjnego w celu jego zatwierdzenia. Dział zakupów jest po prostu funkcją pośredniej obsługującą proces zamawiania w systemie zarządzania zamówieniem.
Po otrzymaniu lub ukończeniu towarów lub usług dostawcy i dostawcy wyślą firmie fakturę, aby zażądać płatności. Rozpoczyna się to ostateczny proces systemu zarządzania zamówieniem. Faktura jest sprawdzana przez dział księgowości firmy. W dziale rachunkowości rachunki płatne jest odpowiedzialne za przegląd dokumentów zamówień zakupu i wydawania płatności. Wiele firm korzysta z trójstronnego systemu dopasowania. Rachunki płatne urzędnicy dokonają przeglądu wewnętrznego zamówienia na zakupyodbierające dokumenty i faktury dostawców. Firmy wystawią płatności tylko wtedy, gdy wszystkie trzy fragmenty dokumentów pasują. Urzędnicy rachunkowości wprowadzą informacje do oprogramowania księgowego firmy, wydrukują czek i mają autoryzowaną podpisanie podpisania wniosku o płatność dostawcy.