Che cos'è la gestione degli ordini d'acquisto?
La gestione degli ordini di acquisto è una funzione di contabilità aziendale interna. Le aziende utilizzano un processo di acquisto per acquisire inventari, risorse operative e altri articoli necessari per produrre beni o servizi. Gli ordini di acquisto rappresentano un documento interno che fornisce un'autorizzazione specifica per l'acquisto di risorse diverse. Le aziende più grandi di solito hanno un processo di ordine di acquisto più definito rispetto alle aziende più piccole. Le grandi aziende creano politiche di gestione degli ordini di acquisto per garantire che i dipendenti seguano le procedure operative standard per questo processo.
I proprietari delle attività commerciali generalmente designano l'autorità dell'ordine di acquisto per determinati soggetti dell'azienda. Titolari di aziende, direttori e dirigenti di livello esecutivo spesso consentono ai dirigenti operativi di approvare gli ordini di acquisto per il loro reparto. Gli ordini di acquisto per importi significativi in dollari, come diverse migliaia di dollari, sono gli unici ordini di acquisto che richiedono l'autorizzazione di un dirigente. I proprietari e i dirigenti esecutivi delegano questa capacità per garantire che le attività aziendali possano continuare senza un'eccessiva supervisione.
Le aziende possono utilizzare un sistema di gestione degli ordini di acquisto che richiede una revisione di diversi fornitori o fornitori. Questo requisito garantisce all'azienda il minor costo possibile per le risorse economiche. Le società di produzione, produzione e costruzione utilizzano comunemente un sistema di ordini di acquisto di offerte / proposte. Un sistema di offerta / proposta consente a venditori e fornitori di presentare a un'azienda informazioni specifiche relative agli acquisti di risorse economiche. Fornitori e fornitori indicheranno il costo di ciascun articolo, il processo di consegna disponibile e il tempo necessario per completare tutti i servizi elencati nell'offerta / proposta. Questo processo allevia l'azienda dal fare copiose quantità di footwork relative all'acquisizione di risorse economiche.
Le grandi aziende hanno spesso un reparto acquisti responsabile esclusivamente per l'acquisizione di risorse. Questo dipartimento prende l'ordine d'acquisto autorizzato e lo invia al venditore o fornitore. Il reparto acquisti verifica la disponibilità della merce per garantire che il venditore possa completare tutti gli obblighi contrattuali sull'ordine di acquisto. Problemi di follow-up o modifiche all'ordine di acquisto possono essere inviati al responsabile operativo per la sua approvazione. Il reparto acquisti è semplicemente una funzione intermedia che gestisce il processo di ordinazione nel sistema di gestione degli ordini di acquisto.
Una volta ricevuti o completati i beni o servizi, i fornitori e i fornitori invieranno alla società una fattura per richiedere il pagamento. Ciò avvia il processo finale del sistema di gestione degli ordini di acquisto. La fattura viene esaminata dal dipartimento contabile della società. Nel reparto contabilità, i debiti sono responsabili della revisione delle pratiche degli ordini di acquisto e dell'emissione dei pagamenti. Molte aziende utilizzano un sistema di abbinamento a tre vie. Gli addetti alla contabilità fornitori esamineranno l'ordine interno di acquisto rispetto alle scartoffie ricevute e alle fatture del fornitore. Le aziende emettono pagamenti solo quando tutti e tre i documenti corrispondono. Gli impiegati di contabilità inseriranno le informazioni nel software di contabilità dell'azienda, stamperanno un assegno e far firmare da un firmatario autorizzato il pagamento dell'emissione al venditore.