¿Qué es la teleconferencia sin reservas?
La teleconferencia sin reserva es un tipo de conferencia de audio que no requiere que el cliente haga una reserva para una llamada de conferencia por adelantado. Una forma de teleconferencia que surgió a principios de la década de 1990, la teleconferencia sin reservas se ha convertido en una de las formas más populares de conferencias telefónicas entre empresas y organizaciones sin fines de lucro. A lo largo de los años, las mejoras en este tipo de formato de llamada lo han hecho aún más fácil de usar, al tiempo que permiten a los proveedores de conferencias de audio ofrecer el servicio a precios extremadamente competitivos.
Con una llamada de conferencia tradicional, el cliente se pone en contacto con el proveedor por adelantado y reserva un número específico de líneas en una fecha y hora específicas, y por una duración específica. La reserva se prepara, luego se descarga en un puente de teleconferencia, donde un operador de conferencia activa la reserva, generalmente quince a treinta minutos antes de la hora de inicio programada. La conferencia permanece activa en el puente hasta que se complete la reunión y todas las partes se desconecten de la llamada. En ese momento, el operador de la conferencia desactiva la llamada y no se puede volver a utilizar sin la creación de una nueva reserva.
La teleconferencia sin reserva elimina la necesidad de hacer una reserva anticipada para una llamada de conferencia. Si bien existe alguna variación en el formato, se establece una cuenta sin reservas para un moderador de conferencia específico. A la cuenta se le asigna un número de líneas para usar en un momento dado y se le asigna a un puente de teleconferencia. Los datos de la reserva se activan en el puente y están disponibles para que los use la parte autorizada en cualquier momento del día o de la noche, sin necesidad de notificar al servicio de llamadas de conferencia antes del uso.
Para acceder a la conferencia, el moderador cuenta con un número de acceso telefónico gratuito, junto con un mínimo de dos códigos de seguridad. El moderador usa uno de los códigos para iniciar oficialmente la conferencia, mientras que el segundo código lo usa cualquier persona invitada por el moderador para asistir a la reunión. Con la mayoría de las configuraciones de llamadas, los cargos en la cuenta cesan cuando la última línea se desconecta de la sesión de llamadas al final de la reunión.
Una vez emitido, el número de marcación y los códigos de seguridad emitidos para el moderador permanecen vigentes mientras se establezca la cuenta con el proveedor. Esto permite al moderador organizar una llamada de conferencia simplemente notificando a los asistentes cuándo se realizará la reunión y proporcionándoles el número de marcación y el código de participante para ingresar utilizando el teclado del teléfono cuando se le solicite. La naturaleza de la teleconferencia sin reservas lo convierte en un formato ideal para usar en situaciones de emergencia, o para usar en reuniones recurrentes que tienen lugar semanalmente, pero no necesariamente el mismo día y hora cada semana.
Con los años, una serie de características se han vuelto comunes como parte del formato básico de teleconferencia sin reservas. La capacidad del moderador para silenciar todas las líneas de los asistentes es un ejemplo, al igual que la capacidad del moderador de usar una secuencia de códigos para obtener una línea y llamar a un asistente que no ha marcado la conferencia. En los últimos años, la adición de listas de asistencia se ha convertido en parte de los paquetes básicos de teleconferencia sin reserva que ofrece la mayoría de los proveedores. Estas listas capturan detalles como los números de teléfono de origen de cada persona que llama que accede a la reunión, los horarios de entrada y salida de cada línea, los minutos acumulados en cada línea y una anotación de cualquier código numérico, como un código de departamento o un número de asunto del cliente que el moderador elige asociarse con la reunión. Todas estas características se consideran estándar en la mayoría de los casos y se incluyen en el costo básico por minuto por línea para el servicio.