Qu'est-ce que la téléconférence sans réservation?
La téléconférence sans réservation est un type de conférence audio qui n'exige pas que le client effectue une réservation à l'avance pour une téléconférence. Forme de téléconférence apparue au début des années 90, la téléconférence sans réservation est devenue l'une des formes de téléconférence les plus populaires parmi les entreprises et les organisations à but non lucratif. Au fil des ans, les améliorations apportées à ce type de format d’appel ont rendu le service encore plus convivial, tout en permettant aux fournisseurs de services de conférence audio d’offrir le service à des tarifs extrêmement compétitifs.
Lors d'une conférence téléphonique traditionnelle, le client contacte le fournisseur à l'avance et réserve un nombre spécifique de lignes à une date et à une heure spécifiques, ainsi que pour une durée déterminée. La réservation est préparée, puis téléchargée dans un pont de téléconférence, où un opérateur de conférence active la réservation, généralement quinze à trente minutes avant l'heure de début prévue. La conférence reste active sur le pont jusqu'à ce que la réunion soit terminée et que toutes les parties se déconnectent de l'appel. À ce stade, l’opérateur de conférence désactive l’appel et il ne peut plus être utilisé sans la création d’une nouvelle réservation.
La téléconférence sans réservation élimine la nécessité de réserver à l'avance pour une téléconférence. Le format varie quelque peu, mais un compte sans réservation est créé pour un modérateur de conférence spécifique. Un certain nombre de lignes sont attribuées au compte pour une utilisation à tout moment et affectées à un pont de téléconférence. Les données de la réservation sont activées sur le pont et peuvent être utilisées par la personne autorisée à toute heure du jour ou de la nuit, sans qu'il soit nécessaire de notifier le service de téléconférence au préalable.
Pour accéder à la conférence, le modérateur reçoit un numéro d’appel gratuit, ainsi que deux codes de sécurité au minimum. L'un des codes est utilisé par le modérateur pour lancer officiellement la conférence, tandis que le second code est utilisé par toute personne invitée par le modérateur à assister à la réunion. Avec la plupart des configurations d’appel, les frais facturés sur le compte cessent lorsque la dernière ligne se déconnecte de la session d’appel à la fin de la réunion.
Une fois émis, le numéro à composer et les codes de sécurité fournis au modérateur restent en place aussi longtemps que le compte est établi avec le fournisseur. Cela permet au modérateur d'organiser une téléconférence en informant simplement les participants du moment où la réunion doit avoir lieu et en leur fournissant le numéro de téléphone et le code de participant à saisir à l'aide du clavier téléphonique lorsque vous y êtes invité. La nature de la téléconférence sans réservation en fait un format idéal pour une utilisation en situation d'urgence ou pour une utilisation avec des réunions périodiques hebdomadaires, mais pas nécessairement le même jour et la même heure chaque semaine.
Au fil des ans, un certain nombre de fonctionnalités sont devenues courantes dans le format de base de téléconférence sans réservation. La capacité du modérateur à mettre en sourdine toutes les lignes des participants en est un exemple, tout comme la capacité du modérateur à utiliser une séquence de codes pour obtenir une ligne et appeler un participant qui n'a pas participé à la conférence. Ces dernières années, l’ajout de listes de présence a été intégré aux forfaits de base de téléconférence sans réservation proposés par la plupart des fournisseurs. Ces listes capturent des détails tels que les numéros de téléphone d'origine de chaque appelant accédant à la réunion, les heures d'entrée et de sortie de chaque ligne, les minutes accumulées sur chaque ligne et une notation de tout code numérique, tel qu'un code de département ou un numéro de client le modérateur choisit de s'associer à la réunion. Toutes ces fonctionnalités sont considérées comme standard dans la plupart des cas et sont incluses dans le coût de base par minute par ligne du service.