O que é teleconferência sem reserva?

A teleconferência sem reserva é um tipo de conferência de áudio que não exige que o cliente faça uma reserva com antecedência para uma chamada em conferência. Uma forma de teleconferência que surgiu no início dos anos 90, a teleconferência sem reservas tornou-se uma das formas mais populares de teleconferências entre empresas e organizações sem fins lucrativos. Ao longo dos anos, as melhorias nesse tipo de formato de chamada tornaram-no ainda mais fácil de usar, além de permitir que os provedores de conferência de áudio ofereçam o serviço a preços extremamente competitivos.

Com uma chamada em conferência tradicional, o cliente entra em contato com o provedor com antecedência e reserva um número específico de linhas em uma data e hora específicas, e por um período específico. A reserva é preparada e baixada em uma ponte de teleconferência, onde um operador de conferência ativa a reserva, geralmente de quinze a trinta minutos antes da hora de início programada. A conferência permanece ativa na ponte até que a reunião seja concluída e todas as partes se desconectem da chamada. Nesse ponto, o operador da conferência desativa a chamada e não pode ser usada novamente sem a criação de uma nova reserva.

A teleconferência sem reserva elimina a necessidade de fazer uma reserva antecipada para uma chamada em conferência. Embora haja alguma variação no formato, uma conta sem reserva é estabelecida para um moderador específico da conferência. A conta recebe um número de linhas para uso em um determinado momento e uma ponte de teleconferência. Os dados da reserva são ativados na ponte e estão disponíveis para uso pela parte autorizada a qualquer hora do dia ou da noite, sem a necessidade de notificar o serviço de chamada em conferência antes do uso.

Para acessar a conferência, o moderador recebe um número de discagem gratuita, juntamente com um mínimo de dois códigos de segurança. Um dos códigos é usado pelo moderador para iniciar oficialmente a conferência, enquanto o segundo código é usado por qualquer pessoa convidada pelo moderador para participar da reunião. Na maioria das configurações de chamada, as cobranças na conta cessam quando a última linha é desconectada da sessão de chamada no final da reunião.

Depois de emitido, o número de discagem e quaisquer códigos de segurança emitidos para o moderador permanecem em vigor enquanto a conta for estabelecida com o provedor. Isso permite que o moderador organize uma chamada em conferência simplesmente notificando os participantes sobre quando a reunião será realizada e fornecendo a eles o número de discagem e o código do participante para inserir usando o teclado do telefone quando solicitado. A natureza da teleconferência sem reserva o torna um formato ideal para uso em situações de emergência ou para reuniões recorrentes que ocorrem semanalmente, mas não necessariamente no mesmo dia e horário da semana.

Ao longo dos anos, vários recursos se tornaram comuns como parte do formato básico de teleconferência sem reserva. A capacidade do moderador de silenciar todas as linhas de participantes é um exemplo, assim como a capacidade do moderador de usar uma sequência de códigos para obter uma linha e chamar um participante que não discou na conferência. Nos últimos anos, a adição de listas de presença se tornou parte dos pacotes básicos de teleconferência sem reserva oferecidos pela maioria dos provedores. Essas listas capturam detalhes como os números de telefone de origem de cada chamador que acessa a reunião, os horários de entrada e saída de cada linha, os minutos acumulados em cada linha e uma notação de qualquer código numérico, como um código de departamento ou número de assunto do cliente que o moderador escolhe associar-se à reunião. Todos esses recursos são considerados padrão na maioria dos casos e estão incluídos no custo básico por minuto por linha do serviço.