Vad är bokningsfri telekonferens?

Bokningsfri telekonferens är en typ av ljudkonferens som inte kräver att klienten bokar ett konferenssamtal i förväg. En form av telekonferenser som uppstod under början av 1990-talet och den reservlösa telekonferensen har blivit en av de mest populära formerna för konferenssamtal bland företag och ideella organisationer. Under åren har förbättringar av denna typ av samtalformat gjort det ännu mer användarvänligt, samtidigt som leverantörer av ljudkonferenser erbjuder tjänsterna till extremt konkurrenskraftiga priser.

Med ett traditionellt konferenssamtal kontaktar klienten leverantören i förväg och reserverar ett specifikt antal rader på ett visst datum och tid och under en viss tid. Bokningen förbereds och laddas sedan ner till en telefonkonferensbro, där en konferensoperatör aktiverar reservationen, vanligtvis femton till trettio minuter före den planerade starttiden. Konferensen förblir aktiv på bron tills mötet är avslutat och alla parter kopplar bort från samtalet. Vid den tidpunkten inaktiverar konferensoperatören samtalet och det kan inte användas igen utan att skapa en ny reservation.

Bokningsfri telekonferens eliminerar behovet av att göra en förhandsbokning för ett konferenssamtal. Det finns viss variation i format, men ett bokningsfritt konto skapas för en specifik konferensmoderator. Kontot tilldelas ett antal rader som kan användas vid en given tidpunkt och tilldelas en telekonferensbro. Uppgifterna för bokningen aktiveras på bron och är tillgängliga för användning av den behöriga parten när som helst på dagen eller natten, utan att behöva meddela konferenssamtalstjänsten i förväg om användningen.

För att komma åt konferensen har moderatoren ett avgiftsfritt uppringningsnummer samt minst två säkerhetskoder. En av koderna används av moderatoren för att officiellt initiera konferensen, medan den andra koden används av alla som är inbjudna av moderatoren att delta i mötet. Med de flesta samtalskonfigurationer upphör avgifterna på kontot när den sista raden kopplas bort från samtalssessionen i slutet av mötet.

När du har utfärdat förblir uppringningsnumret och eventuella säkerhetskoder som utfärdats till moderatoren kvar så länge kontot har upprättats hos leverantören. Detta gör att moderatoren kan ordna ett konferenssamtal genom att helt enkelt meddela de deltagande när mötet ska äga rum och ge dem uppringningsnummer och deltagarkod att ange med telefonens knappsats när du uppmanas. Arten av bokningsfri telefonkonferens gör det till ett idealiskt format för användning i nödsituationer eller för användning med återkommande möten som äger rum varje vecka, men inte nödvändigtvis samma dag och tid varje vecka.

Under åren har ett antal funktioner blivit vanliga med som en del av det grundläggande reservfria telekonferensformatet. Moderatorens förmåga att stänga av alla deltagarrader är ett exempel, liksom moderatorens förmåga att använda en sekvens av koder för att få en linje och ringa ut till en deltagare som inte har ringt till konferensen. Under de senaste åren har tillägget av närvarolistor blivit en del av de grundläggande reservfria telekonferenspaketen som de flesta leverantörer erbjuder. Dessa listor fångar detaljer som de ursprungliga telefonnumren för varje samtal som får åtkomst till mötet, in- och utgångstiderna för varje rad, de minuter som samlats på varje linje och en notering av någon numerisk kod, till exempel en avdelningskod eller klientämnesnummer som moderator väljer att ansluta sig till mötet. Alla dessa funktioner anses som standard i de flesta fall och ingår i baskostnaden per minut per linje för tjänsten.