¿Cuál es la conexión entre ventas y gestión de inventario?
La relación entre las ventas y la gestión de inventario es importante porque el dueño de un negocio solo puede saber qué inventario tiene si sabe lo que ha comprado y lo que ha vendido. El registro adecuado de las ventas le permite al propietario del negocio saber cuándo se está quedando sin un artículo en su inventario, si debe reponer el artículo y, de ser así, cuánto comprar. El mantenimiento adecuado de registros cada vez que se realiza una venta puede facilitar este proceso. También puede ayudar al propietario del negocio a realizar un seguimiento de su rentabilidad y a tomar decisiones sobre el futuro del negocio.
La gestión de inventario de fondo implica contabilizar las compras de materias primas que eventualmente se convertirán en bienes para la venta y artículos comprados para reventa inmediata. Las materias primas se transfieren a una cuenta intermedia de trabajo en progreso mientras se utilizan para la fabricación. Luego, los artículos se transfieren a la categoría de productos terminados y se venden. Los artículos prefabricados se colocan inmediatamente en la cuenta de inventario apropiada después de recibirlos y registrarlos. Desde aquí, las ventas y la gestión de inventario se manejan simultáneamente a medida que se registran los ingresos y el artículo se retira de los productos terminados.
Cuando un asociado de ventas registra una transacción, los saldos de inventario se ajustan nuevamente. Las únicas otras circunstancias en las que un producto se elimina del inventario en el punto de venta son daños o robo. Para asignar adecuadamente los ingresos y las pérdidas, la conexión entre las ventas y la gestión de inventario debe ser sólida, y los asociados deben cumplir con los requisitos de inventario relacionados con ventas, daños y robo.
Solo hay una oportunidad para que una empresa, especialmente una grande con muchos artículos en venta, registre transacciones en puntos de venta (POS) y ajuste los niveles de inventario. No se puede esperar que los asociados recuerden cada transacción, por lo que un sistema confiable es esencial. La mayoría de los sistemas POS están integrados con un sistema de seguimiento de inventario, y los códigos de barras aseguran que cada producto se contabilice adecuadamente. Mientras cada artículo se escanee o registre correctamente, los niveles de inventario se mantendrán con precisión. Los artículos dañados deben eliminarse manualmente del inventario, al igual que los artículos perdidos por robo conocido.
Aunque hay otras formas de ajustar el inventario posterior a la venta, el mejor método es crear un procedimiento de POS fácil de seguir y fomentar una sólida comprensión entre los asociados de ventas y los asociados de gestión de inventario. Si bien la separación de tareas es importante para mantener un sistema de controles y equilibrios, cada departamento debe comprender todos los procedimientos relacionados a un nivel básico, si no superior. Tanto los departamentos de ventas como de gestión de inventario deben trabajar juntos para garantizar que los artículos se contabilicen adecuadamente. Las cifras de ventas y los niveles de inventario imprecisos pueden llevar a declaraciones de ganancias infladas y, en última instancia, pueden afectar la salud y la longevidad de la empresa.