¿Qué es el proceso de gestión de documentos?
El proceso de gestión de documentos es un sistema en el que los documentos se organizan y almacenan para referencia futura. Este proceso puede ser rudimentario, como cuando alguien coloca recibos en una caja de zapatos con poca o ninguna organización. El proceso también puede ser muy sofisticado, como cuando una corporación ha ideado un conjunto complejo de escáneres para recopilar, organizar y almacenar información extraída de formularios prediseñados a los que se les asigna números de referencia antes de ser catalogados y archivados en almacenes. En cualquier caso, se han promulgado los elementos básicos de la gestión de documentos.
En general, la gestión de documentos se adhiere a la noción de que los documentos deben recopilarse, ordenarse y archivarse de acuerdo con algún tipo de plan para un propósito común. En la mayoría de los casos, la gestión de documentos se emplea porque la persona o la empresa planea usar, o debe tener en cuenta la necesidad futura de la información de los documentos. La información en esos documentos generalmente se puede unificar o agrupar de acuerdo con algún tipo de necesidad o propósito, como contabilidad, historial o cumplimiento normativo.
En pequeña escala, cualquier contribuyente individual aplica el proceso de gestión de documentos al organizar documentos fiscales para la presentación anual. En general, los documentos necesarios para el año se agruparán en un lugar fácil de encontrar, como una carpeta en un archivador. La unidad de los documentos, como recibos, facturas, contribuciones y formularios de impuestos, consiste en el requisito general de completar un formulario de impuestos anual y tener la documentación necesaria para respaldar las entradas en el formulario de impuestos. Cuando se presenta la declaración y se adjunta la documentación de respaldo, el conjunto resultante de información y documentos a menudo se coloca con declaraciones de impuestos del año anterior, organizadas de acuerdo con el año. Esta es una forma básica de gestión de documentación.
La gestión de documentos también puede ser compleja, complicada, de varios pasos y costosa. Particularmente con las grandes empresas que recopilan información del consumidor, la gestión efectiva de documentos es crítica. Por ejemplo, una institución financiera a menudo tiene un inversor completo involucrado, papeleo riguroso antes de la inversión. Las autoridades reguladoras pueden exigir a la institución no solo que recopile información específica del cliente, sino que organice la información de cierta manera y mantenga la documentación en un formato accesible durante un período de tiempo específico. En consecuencia, esa institución puede emplear un complejo proceso de gestión de documentos.
En tal ejemplo, una vez que la empresa recibe la documentación inicial, el formulario impreso puede escanearse en una imagen digital y enviarse a una red de bases de datos informáticas para la recopilación y organización de la información. Luego, a la copia impresa se le puede asignar un número de referencia, colocarla en una caja de acuerdo con un sello de fecha y hora, y enviarla a un almacén que emplee su propio conjunto de procesos de gestión de documentos. En caso de que se necesite una copia impresa para aclarar una disputa o satisfacer un requisito reglamentario, se puede recuperar fácilmente de un vasto archivo de documentos similares.