¿Cuál es el proceso de gestión de documentos?
El proceso de gestión de documentos es un sistema en el que los documentos se organizan y almacenan para referencia futura. Este proceso puede ser rudimentario, como cuando alguien pone recibos en una caja de zapatos con poca o ninguna organización. El proceso también puede altamente sofisticado, como cuando una corporación ha ideado un conjunto complejo de escáneres para recopilar, organizar y albergar información extraída de formularios prediseñados que se asignan números de referencia asignados antes de ser catalogados y archivados en almacenes. En cualquier caso, los elementos básicos de la gestión de documentos se han promulgado.
En general, la gestión de documentos se adhiere a la noción de que los documentos deben ser recopilados, ordenados y archivados de acuerdo con algún tipo de plan para un propósito común. En la mayoría de los casos, la gestión de documentos se emplea porque el individuo o la empresa planea usar, o deben tener en cuenta la necesidad futura de la información de los documentos. La información en esos documentos generalmente se puede unificar o agrupar accorDing a algún tipo de necesidad o propósito, como contabilidad, historia o cumplimiento regulatorio.
A pequeña escala, cualquier contribuyente individual aplica el proceso de gestión de documentos al organizar documentos fiscales para la presentación anual. En general, los documentos necesarios para el año se agruparán en un lugar fácil de encontrar, como una carpeta en un archivador. La unidad de los documentos, como recibos, facturas, contribuciones y formularios de impuestos, consiste en el requisito general de completar un formulario fiscal anual y tener la documentación necesaria para respaldar las entradas en el formulario de impuestos. Cuando se presenta la declaración y se adjunta la documentación de respaldo, el paquete de información y documentos resultantes a menudo se coloca con declaraciones de impuestos del año anterior, organizado de acuerdo con el año. Esta es una forma básica de gestión de documentación.
La gestión de documentos también puede ser compleja, involucrada, múltiple y parpadeada ycaro. Particularmente con las grandes empresas que recopilan información del consumidor, la gestión efectiva de documentos es crítica. Por ejemplo, una institución financiera a menudo tiene un inversor completo y riguroso papeleo riguroso antes de la inversión. Las autoridades reguladoras pueden requerir que la institución no solo recopile información específica del cliente, sino que organice la información de cierta manera y mantenga la documentación en un formato accesible durante un período de tiempo específico. En consecuencia, esa institución puede emplear un proceso complejo de gestión de documentos.
En tal ejemplo, una vez que la compañía recibe el papeleo inicial, el formulario de copia impresa puede escanear en una imagen digital y enviar a una red de bases de datos informáticas para la recopilación y la organización de la información. A la copia impresa se le puede asignar un número de referencia, colocado en un cuadro de acuerdo con una fecha y marca de tiempo, y enviado a un almacén que emplea su propio conjunto de procesos de gestión de documentos. En el eventoLa copia impresa es necesaria para aclarar una disputa o satisfacer un requisito regulatorio, puede recuperarse fácilmente de un gran archivo de papeleo similar.