Wat is het documentbeheerproces?

Het documentbeheerproces is een systeem waarin documenten worden georganiseerd en opgeslagen voor toekomstige referentie. Dit proces kan rudimentair zijn, bijvoorbeeld wanneer iemand bonnen in een schoenendoos stopt met weinig of geen organisatie. Het proces kan ook zeer geavanceerd zijn, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf een complexe set scanners heeft bedacht om informatie te verzamelen, organiseren en huisvesten die is geëxtraheerd uit vooraf ontworpen formulieren waaraan referentienummers zijn toegewezen voordat ze worden gecatalogiseerd en gearchiveerd in magazijnen. In beide gevallen zijn de basiselementen van het documentbeheer vastgesteld.

Over het algemeen houdt documentbeheer rekening met het idee dat documenten moeten worden verzameld, geordend en gearchiveerd volgens een bepaald soort plan voor een gemeenschappelijk doel. In de meeste gevallen wordt documentbeheer gebruikt omdat de persoon of het bedrijf van plan is de informatie uit de documenten te gebruiken of verantwoording af te leggen. De informatie in die documenten kan in het algemeen worden verenigd of gegroepeerd op basis van een soort behoefte of doel, zoals boekhouding, geschiedenis of naleving van regelgeving.

Op kleine schaal past elke individuele belastingbetaler het documentbeheerproces toe bij het organiseren van belastingdocumenten voor jaarlijkse archivering. Over het algemeen worden documenten die nodig zijn voor het jaar gegroepeerd op één, gemakkelijk te vinden plaats, zoals een map in een archiefkast. De eenheid van de documenten, zoals bonnen, rekeningen, bijdragen en belastingformulieren, bestaat uit de algehele vereiste om een ​​jaarlijks belastingformulier in te vullen en de nodige documentatie te hebben om de vermeldingen op het belastingformulier te ondersteunen. Wanneer de aangifte wordt ingediend en de ondersteunende documentatie is bijgevoegd, wordt de resulterende bundel van informatie en documenten vaak geplaatst met belastingaangiften van vorig jaar, georganiseerd volgens het jaar. Dit is een basisvorm van documentatiebeheer.

Documentbeheer kan ook complex, betrokken, meervoudig en duur zijn. Vooral bij grote bedrijven die consumenteninformatie verzamelen, is effectief documentbeheer van cruciaal belang. Bijvoorbeeld, een financiële instelling heeft vaak een volledige investeerder betrokken, rigoureus papierwerk voorafgaand aan de investering. Van de instelling kan door regelgevende instanties worden verlangd dat zij niet alleen specifieke informatie van de cliënt verzamelt, maar deze op een bepaalde manier organiseert en de documentatie gedurende een gespecificeerde periode in een toegankelijk formaat bewaart. Dienovereenkomstig kan die instelling een complex documentbeheerproces toepassen.

In een dergelijk voorbeeld kan, zodra het bedrijf het eerste papierwerk heeft ontvangen, het papieren formulier worden gescand in een digitale afbeelding en worden verzonden naar een netwerk van computerdatabases voor het verzamelen en organiseren van informatie. Aan de hardcopy kan vervolgens een referentienummer worden toegewezen, in een doos worden geplaatst volgens een datum- en tijdstempel en worden verzonden naar een magazijn dat zijn eigen set documentbeheerprocessen gebruikt. In het geval dat de hardcopy nodig is om een ​​geschil te verduidelijken of aan een wettelijke eis te voldoen, kan deze gemakkelijk worden opgehaald uit een uitgebreid archief van vergelijkbaar papierwerk.