Hvad er dokumenthåndteringsprocessen?

Dokumenthåndteringsprocessen er et system, hvor dokumenter er organiseret og gemt til fremtidig reference. Denne proces kan være rudimentær, f.eks. Når nogen lægger kvitteringer i en skoboks med ringe eller ingen organisation. Processen kan også meget sofistikeret, såsom når et selskab har udtænkt et komplekst sæt scannere til at indsamle, organisere og huse oplysninger, der er udvundet fra foruddesignede formularer, der er tildelt referencenumre, før de katalogiseres og arkiveres i lagre. I begge tilfælde er de grundlæggende elementer i dokumentstyringen vedtaget.

Generelt følger dokumenthåndtering forestillingen om, at dokumenter skal indsamles, ordnes og arkiveres i henhold til en eller anden type plan til et fælles formål. I de fleste tilfælde anvendes dokumenthåndtering, fordi den enkelte eller virksomheden planlægger at bruge eller skal redegøre for det fremtidige behov for informationerne fra dokumenterne. Oplysningerne i disse dokumenter kan generelt forenes eller grupperes i henhold til en eller anden form for behov eller formål, såsom regnskab, historie eller lovgivningsmæssig overholdelse.

I mindre skala anvender enhver individuel skatteyder dokumenthåndteringsprocessen, når der organiseres skattedokumenter til årlig arkivering. Generelt vil dokumenter, der er nødvendige for året, blive samlet på et, let at finde sted, f.eks. En mappe i et arkivskab. Enhed af dokumenter, såsom kvitteringer, regninger, bidrag og skatteformularer, består af det overordnede krav om at udfylde en årlig skatteform og have den nødvendige dokumentation til at understøtte posteringerne på skatteformularen. Når afkastet er arkiveret og den tilhørende dokumentation vedhæftes, placeres det resulterende bundt af information og dokumenter ofte med forrige års selvangivelse, organiseret i henhold til året. Dette er en grundlæggende form for dokumentationsstyring.

Dokumenthåndtering kan også være kompleks, involveret, flertrinset og dyrt. Specielt med store virksomheder, der indsamler forbrugerinformation, er effektiv dokumenthåndtering kritisk. For eksempel har en finansiel institution ofte en investor komplet involveret, streng papirarbejde inden investering. Institutionen kan kræve af tilsynsmyndighederne ikke kun at indsamle specifikke oplysninger fra klienten, men at organisere informationerne på en bestemt måde og vedligeholde dokumentationen i et tilgængeligt format i et bestemt tidsrum. Følgelig kan denne institution anvende en kompleks dokumenthåndteringsproces.

I et sådant eksempel, når virksomheden først har modtaget det indledende papirarbejde, kan hardcopy-formen scannes til et digitalt billede og sendes til et netværk af computerdatabaser til indsamling og organisering af information. Hardkopien kan derefter tildeles et referencenummer, anbringes i en kasse i henhold til et dato- og tidsstempel og sendes til et lager, der bruger sit eget sæt af dokumenthåndteringsprocessen. I tilfælde af at der er behov for hardkopi for at afklare en tvist eller opfylde et lovkrav, kan det let hentes fra et stort arkiv med lignende papirer.