Co je proces správy dokumentů?
Proces správy dokumentů je systém, ve kterém jsou dokumenty organizovány a ukládány pro budoucí použití. Tento proces může být základní, například když někdo vloží příjmy do krabičky na boty s malou nebo žádnou organizací. Tento proces může být také velmi sofistikovaný, například když korporace vymyslela komplexní sadu skenerů, které shromažďují, organizují a uchovávají informace extrahované z předem navržených formulářů, kterým jsou přiřazena referenční čísla, než jsou katalogizovány a archivovány ve skladech. V obou případech byly uzákoněny základní prvky správy dokumentů.
Obecně platí, že správa dokumentů dodržuje představu, že dokumenty musí být shromažďovány, uspořádány a archivovány podle určitého typu plánu pro společný účel. Ve většině případů se používá správa dokumentů, protože jednotlivec nebo společnost plánuje použít informace z dokumentů nebo je musí zohlednit pro budoucí potřebu. Informace v těchto dokumentech mohou být obecně sjednoceny nebo seskupeny podle určitého typu potřeby nebo účelu, jako je účetnictví, historie nebo dodržování předpisů.
V malém měřítku použije každý jednotlivý plátce proces správy dokumentů při organizaci daňových dokladů pro roční podání. Dokumenty nezbytné pro daný rok budou obecně seskupeny na jednom snadno vyhledatelném místě, například ve složce v kartotéce. Jednotnost dokladů, jako jsou příjmy, směnky, příspěvky a daňové formuláře, sestává z celkového požadavku na vyplnění ročního daňového formuláře a musí mít potřebnou dokumentaci k podpoře záznamů v daňovém formuláři. Když je podáno přiznání a připojena podpůrná dokumentace, výsledný soubor informací a dokumentů je často umístěn s daňovým přiznáním z předchozího roku, uspořádaným podle roku. Toto je základní forma správy dokumentace.
Správa dokumentů může být také složitá, zapojená, vícestupňová a nákladná. Zejména u velkých společností, které shromažďují informace pro spotřebitele, je efektivní správa dokumentů kritická. Například finanční instituce má často investora úplného zapojení, přísnou administrativu před investováním. Regulační orgány mohou od instituce požadovat, aby nejen shromažďovaly konkrétní informace od klienta, ale aby je určitým způsobem organizovaly a udržovaly dokumentaci v přístupném formátu po stanovenou dobu. Tato instituce tedy může použít složitý proces správy dokumentů.
V takovém příkladu, jakmile společnost obdrží počáteční papírování, může být tištěná forma naskenována do digitálního obrazu a odeslána do sítě počítačových databází pro shromažďování a organizaci informací. Tištěné kopii lze poté přiřadit referenční číslo, umístit do krabice podle data a časového razítka a odeslat do skladu, který používá vlastní sadu procesu správy dokumentů. V případě, že je k objasnění sporu nebo splnění regulačního požadavku nutná tištěná kopie, lze ji snadno získat z rozsáhlého archivu podobných papírování.