Quel est le processus de gestion de documents?
Le processus de gestion des documents est un système dans lequel les documents sont organisés et stockés pour une référence future. Ce processus peut être rudimentaire, par exemple lorsque quelqu'un place des reçus dans une boîte à chaussures avec peu ou pas d'organisation. Le processus peut également être très sophistiqué, par exemple lorsqu'une entreprise a conçu un ensemble complexe de scanners pour collecter, organiser et stocker les informations extraites de formulaires prédéfinis auxquels sont attribués des numéros de référence avant d'être cataloguées et archivées dans des entrepôts. Dans les deux cas, les éléments de base de la gestion des documents ont été adoptés.
En général, la gestion de documents adhère à la notion selon laquelle les documents doivent être collectés, ordonnés et archivés selon un type de plan ayant un objectif commun. Dans la plupart des cas, la gestion des documents est utilisée parce que la personne ou l'entreprise envisage d'utiliser les informations contenues dans les documents, ou doit en tenir compte. Les informations contenues dans ces documents peuvent généralement être unifiées ou regroupées en fonction de besoins ou d'objectifs tels que la comptabilité, l'historique ou la conformité aux réglementations.
Sur une petite échelle, chaque contribuable applique le processus de gestion de documents lors de l’organisation des documents fiscaux pour le dépôt annuel. En général, les documents nécessaires pour l’année seront regroupés dans un seul endroit, facile à trouver, comme un dossier dans un classeur. L'unité des documents, tels que les reçus, les factures, les contributions et les formulaires fiscaux, consiste en l'obligation générale de remplir un formulaire fiscal annuel et de disposer de la documentation nécessaire pour appuyer les entrées sur le formulaire. Lorsque la déclaration est produite et que les pièces justificatives sont jointes, l'ensemble des informations qui en résultent est souvent placé dans les déclarations de revenus de l'année précédente, organisées en fonction de l'année. C'est une forme basique de gestion de la documentation.
La gestion des documents peut également être complexe, complexe, complexe et coûteuse. En particulier avec les grandes entreprises qui collectent des informations sur les consommateurs, une gestion efficace des documents est essentielle. Par exemple, une institution financière demande souvent à un investisseur de remplir des formalités administratives rigoureuses avant d’investir. Les autorités de régulation peuvent demander à l'institution non seulement de collecter des informations spécifiques auprès du client, mais également de les organiser d'une certaine manière et de conserver la documentation dans un format accessible pendant une période déterminée. En conséquence, cette institution peut utiliser un processus complexe de gestion de documents.
Dans un tel exemple, une fois que la société a reçu les documents initiaux, le formulaire sur papier peut être numérisé en une image numérique et envoyé à un réseau de bases de données informatiques pour la collecte et l'organisation des informations. Un numéro de référence peut ensuite être attribué à la copie papier, placé dans une boîte en fonction d'un horodatage et envoyé à un entrepôt utilisant son propre ensemble de processus de gestion de documents. Si la copie papier est nécessaire pour clarifier un différend ou satisfaire à une exigence réglementaire, elle peut être facilement récupérée à partir d'une vaste archive de documents similaires.