Was ist der Dokumentenverwaltungsprozess?
Der Dokumentenverwaltungsprozess ist ein System, in dem Dokumente zur späteren Bezugnahme organisiert und gespeichert werden. Dieser Vorgang kann rudimentär sein, z. B. wenn jemand mit wenig oder keiner Organisation Quittungen in einen Schuhkarton legt. Der Prozess kann auch hochentwickelt sein, z. B. wenn ein Unternehmen einen komplexen Satz von Scannern entwickelt hat, um Informationen zu sammeln, zu organisieren und zu speichern, die aus vorgefertigten Formularen extrahiert wurden, denen Referenznummern zugewiesen wurden, bevor sie in Lagern katalogisiert und archiviert werden. In beiden Fällen wurden die grundlegenden Elemente der Dokumentenverwaltung festgelegt.
Im Allgemeinen folgt die Dokumentenverwaltung dem Gedanken, dass Dokumente für einen gemeinsamen Zweck nach einem bestimmten Plan gesammelt, sortiert und archiviert werden müssen. In den meisten Fällen wird die Dokumentenverwaltung eingesetzt, weil die Person oder das Unternehmen die Informationen aus den Dokumenten verwenden möchte oder deren künftigen Bedarf berücksichtigen muss. Die Informationen in diesen Dokumenten können im Allgemeinen nach bestimmten Anforderungen oder Zwecken zusammengefasst oder gruppiert werden, z. B. nach Rechnungslegung, Historie oder Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.
In geringem Umfang wendet jeder einzelne Steuerpflichtige den Dokumentenverwaltungsprozess an, wenn er Steuerdokumente für die jährliche Einreichung organisiert. Im Allgemeinen werden die für das Jahr erforderlichen Dokumente an einem leicht zu findenden Ort gruppiert, z. B. in einem Ordner in einem Aktenschrank. Die Einheit der Dokumente, wie Quittungen, Rechnungen, Beiträge und Steuerformulare, besteht aus der Gesamtanforderung, ein jährliches Steuerformular auszufüllen und über die erforderlichen Unterlagen zu verfügen, um die Einträge auf dem Steuerformular zu unterstützen. Wenn die Steuererklärung eingereicht und die Belege beigefügt werden, wird das resultierende Informations- und Dokumentenpaket häufig zusammen mit den Steuererklärungen des Vorjahres abgelegt, die nach Jahren gegliedert sind. Dies ist eine Grundform des Dokumentationsmanagements.
Das Dokumentenmanagement kann auch komplex, aufwändig, mehrstufig und teuer sein. Insbesondere bei großen Unternehmen, die Verbraucherinformationen sammeln, ist ein effektives Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung. Beispielsweise muss ein Finanzinstitut vor einer Investition häufig einen vollständigen, strengen Papierkram erledigen. Das Institut kann von den Regulierungsbehörden aufgefordert werden, nicht nur bestimmte Informationen vom Kunden zu sammeln, sondern diese Informationen auf eine bestimmte Art und Weise zu organisieren und die Dokumentation für einen bestimmten Zeitraum in einem zugänglichen Format aufzubewahren. Dementsprechend kann diese Institution einen komplexen Dokumentenverwaltungsprozess anwenden.
In einem solchen Beispiel kann, sobald das Unternehmen die ersten Unterlagen erhalten hat, das Papierformular in ein digitales Bild gescannt und an ein Netzwerk von Computerdatenbanken zum Sammeln und Organisieren von Informationen gesendet werden. Der Hardcopy kann dann eine Referenznummer zugewiesen, anhand eines Datums- und Zeitstempels in eine Schachtel gelegt und an ein Lager gesendet werden, das einen eigenen Satz von Dokumentenverwaltungsprozessen einsetzt. Falls die Hardcopy zur Klärung eines Rechtsstreits oder zur Erfüllung einer behördlichen Anforderung benötigt wird, kann sie leicht aus einem umfangreichen Archiv ähnlicher Dokumente abgerufen werden.