Was ist der Dokumentverwaltungsprozess?

Der Dokumentverwaltungsprozess ist ein System, in dem Dokumente als zukünftige Referenz organisiert und gespeichert werden.Dieser Prozess kann rudimentär sein, z.Der Prozess kann auch sehr hoch entwickelt, z.In beiden Fällen wurden die Grundelemente der Dokumentverwaltung erlassen.In den meisten Fällen wird das Dokumentverwaltung eingesetzt, da die Einzelperson oder das Unternehmen die Informationen aus den Dokumenten verwenden oder die zukünftige Notwendigkeit berücksichtigen müssen.Die Informationen in diesen Dokumenten können im Allgemeinen gemäß einer Art von Bedürfnis oder Zweck wie Buchhaltung, Geschichte oder Vorschriften für die Regulierung einheitlich sein.jährliche Einreichung.Im Allgemeinen werden Dokumente, die für das Jahr erforderlich sind, an einem, leicht zu findenden Ort wie einem Ordner in einem Aktenschrank gruppiert.Die Einheit der Dokumente wie Quittungen, Rechnungen, Beiträge und Steuerformulare besteht aus der Gesamtanforderung, ein jährliches Steuerformular auszufüllen und über die erforderliche Unterlagen zur Unterstützung der Einträge zum Steuerformular zu verfügen.Wenn die Rücksendung eingereicht und die unterstützende Dokumentation beigefügt ist, wird das resultierende Informations- und Dokumentepaket häufig mit Steuererklärungen der Vorjahre nach dem Jahr organisiert.Dies ist eine grundlegende Form des Dokumentationsmanagements.

Dokumentverwaltung kann auch komplex, involviert, mehrfach und teuer sein.Insbesondere bei großen Unternehmen, die Verbraucherinformationen sammeln, ist ein effektives Dokumentmanagement von entscheidender Bedeutung.Zum Beispiel hat ein Finanzinstitut häufig einen vollständigen Investor involviert, strenge Papierkram vor der Investition.Die Einrichtung kann von den Aufsichtsbehörden nicht nur bestimmte Informationen vom Kunden erfassen, sondern die Informationen auf eine bestimmte Weise organisieren und die Dokumentation für einen bestimmten Zeitraum in einem zugänglichen Format aufrechterhalten.Dementsprechend kann diese Institution einen komplexen Dokumentenmanagementprozess verwenden.

In einem solchen Beispiel kann das Unternehmen, sobald das Unternehmen den ersten Papierkram erhalten hat, das Hardcopy -Formular in ein digitales Bild gescannt und an ein Netzwerk von Computerdatenbanken für die Sammlung und Organisation von Informationen gesendet werden.Den Hardcopy kann dann eine Referenznummer zugewiesen werden, die nach einem Datums- und Zeitstempel in ein Feld platziert und an ein Lagerhaus gesendet wird, das einen eigenen Satz von Dokumentenverwaltungsprozess verwendet.Für den Fall, dass die Hardcopy erforderlich ist, um einen Streit zu klären oder eine behördliche Anforderung zu erfüllen, kann sie leicht aus einem riesigen Archiv ähnlicher Papierkram abgerufen werden.