Was ist der Dokumentverwaltungsprozess?
Der Dokumentverwaltungsprozess ist ein System, in dem Dokumente als zukünftige Referenz organisiert und gespeichert werden. Dieser Vorgang kann rudimentär sein, z. Der Prozess kann auch sehr hoch entwickelt, z. In beiden Fällen wurden die Grundelemente der Dokumentverwaltung erlassen. In den meisten Fällen wird das Dokumentverwaltung eingesetzt, da die Einzelperson oder das Unternehmen die Informationen aus den Dokumenten verwenden oder die zukünftige Notwendigkeit berücksichtigen müssen. Die Informationen in diesen Dokumenten können im Allgemeinen einheitlicher oder gruppierter Accor seinDing auf irgendeine Art von Bedürfnis oder Zweck, wie Buchhaltung, Geschichte oder regulatorische Einhaltung.
In kleinem Maßstab wendet jeder einzelne Steuerzahler den Dokumentenverwaltungsprozess bei der Organisation von Steuerdokumenten für die jährliche Einreichung an. Im Allgemeinen werden Dokumente, die für das Jahr erforderlich sind, an einem, leicht zu findenden Ort wie einem Ordner in einem Aktenschrank gruppiert. Die Einheit der Dokumente wie Quittungen, Rechnungen, Beiträge und Steuerformulare besteht aus der Gesamtanforderung, ein jährliches Steuerformular auszufüllen und über die erforderliche Unterlagen zu verfügen, um die Einträge für das Steuerformular zu unterstützen. Wenn die Rückgabe eingereicht und die unterstützende Dokumentation beigefügt ist, wird das resultierende Informations- und Dokumentenpaket häufig mit Steuererklärungen vor dem Vorjahresjahr eingesetzt, die nach dem Jahr organisiert sind. Dies ist eine grundlegende Form des Dokumentationsmanagements.
Dokumentverwaltung kann auch komplex, involviert sein, mehrfach mit mehreren Maßstäben undteuer. Insbesondere bei großen Unternehmen, die Verbraucherinformationen sammeln, ist ein effektives Dokumentmanagement von entscheidender Bedeutung. Zum Beispiel hat ein Finanzinstitut häufig einen vollständigen Investor, der vor der Investition strenge Unterlagen beteiligt ist. Die Einrichtung kann von den Aufsichtsbehörden nicht nur bestimmte Informationen vom Kunden erfassen, sondern die Informationen auf eine bestimmte Weise organisieren und die Dokumentation für einen bestimmten Zeitraum in einem zugänglichen Format aufrechterhalten. Dementsprechend kann diese Institution einen komplexen Dokumentenmanagementprozess durchführen.
In einem solchen Beispiel kann das Unternehmen, sobald das Unternehmen den ersten Papierkram erhalten hat, das Hardcopy -Formular in ein digitales Bild gescannt und an ein Netzwerk von Computerdatenbanken für die Sammlung und Organisation von Informationen gesendet werden. Den Hardcopy kann dann eine Referenznummer zugewiesen werden, die nach einem Datums- und Zeitstempel in ein Feld platziert und an ein Lagerhaus gesendet wird, das einen eigenen Satz von Dokumentenverwaltungsprozess verwendet. Im EreignisDie Hardcopy ist erforderlich, um einen Streit zu klären oder eine behördliche Anforderung zu erfüllen. Sie kann leicht aus einem riesigen Archiv ähnlicher Papierkram abgerufen werden.