Vad är processen för dokumenthantering?

Dokumenthanteringsprocessen är ett system där dokument organiseras och lagras för framtida referens. Denna process kan vara rudimentär, till exempel när någon lägger in kvitton i en skobox med liten eller ingen organisation. Processen kan också vara mycket sofistikerad, till exempel när ett företag har utvecklat en komplex uppsättning skannrar för att samla in, organisera och hämta information extraherad från fördesignade former som har tilldelats referensnummer innan de katalogiseras och arkiveras i lager. I båda fallen har de grundläggande delarna av dokumenthanteringen antagits.

I allmänhet följer dokumenthantering tanken på att dokument måste samlas in, beställas och arkiveras enligt någon typ av plan för ett gemensamt syfte. I de flesta fall används dokumenthantering eftersom individen eller företaget planerar att använda eller måste redovisa det framtida behovet av informationen från dokumenten. Informationen i dessa dokument kan i allmänhet förenas eller grupperas efter någon typ av behov eller syfte, till exempel redovisning, historik eller lagstiftningsöverensstämmelse.

I liten skala tillämpar varje enskild skattebetalare dokumenthanteringsprocessen när man organiserar skattedokument för årlig arkivering. I allmänhet kommer dokument som är nödvändiga för året att grupperas på en, lätt att hitta plats, till exempel en mapp i ett arkivskåp. Enheten i dokumenten, såsom kvitton, räkningar, avgifter och skatteformulär, består av det övergripande kravet på att fylla i en årlig skatteformulär och ha den nödvändiga dokumentationen för att stödja uppgifterna på skatteformen. När återlämnandet lämnas in och bifogas dokumentationen, placeras den resulterande paketet med information och dokument ofta med skattedeklarationer från föregående år, organiserade enligt året. Detta är en grundläggande form av dokumentationshantering.

Dokumenthantering kan också vara komplex, involverad, flersteg och dyr. Särskilt med stora företag som samlar in konsumentinformation är effektiv dokumenthantering avgörande. Till exempel har en finansiell institution ofta en investerare som är fullständigt involverad, rigoröst pappersarbete före investeringen. Institutionen kan krävas av tillsynsmyndigheterna inte bara att samla in specifik information från klienten utan att organisera informationen på ett visst sätt och underhålla dokumentationen i ett tillgängligt format under en viss tidsperiod. Följaktligen kan denna institution använda en komplex process för dokumenthantering.

I ett sådant exempel, när företaget har fått det ursprungliga pappersarbetet, kan kopieringsformuläret skannas in i en digital bild och skickas till ett nätverk av datordatabaser för insamling och organisering av information. Hårkopian kan sedan tilldelas ett referensnummer, placeras i en ruta enligt en datum- och tidsstämpel och skickas till ett lager som använder sin egen uppsättning dokumenthanteringsprocess. I händelse av att kopian behövs för att klargöra en tvist eller uppfylla ett lagkrav kan det lätt hämtas från ett stort arkiv med liknande pappersarbete.