문서 관리 프로세스는 무엇입니까?

문서 관리 프로세스는 문서가 나중에 참조하도록 구성되고 저장되는 시스템입니다. 이 프로세스는 누군가가 조직이 거의 없거나 전혀없는 신발 박스에 영수증을 넣을 때와 같이 기초가 될 수 있습니다. 이 프로세스는 기업이 창고에서 카탈로그하고 보관되기 전에 할당 된 사전 설계된 양식에서 추출한 복잡한 스캐너 세트를 고안했을 때와 같이 매우 정교 할 수 있습니다. 두 경우 모두 문서 관리의 기본 요소가 제정되었습니다.

일반적으로 문서 관리는 공통된 목적을위한 일부 유형의 계획에 따라 문서를 수집, 주문 및 보관해야한다는 개념을 준수합니다. 대부분의 경우 개인 또는 회사가 문서의 정보를 사용할 계획이거나 미래의 요구를 설명해야하기 때문에 문서 관리가 사용됩니다. 해당 문서의 정보는 일반적으로 통일되거나 그룹화 될 수 있습니다.회계, 이력 또는 규제 준수와 같은 어떤 유형의 필요 또는 목적에 대한 방향.

소규모로, 개인 납세자는 연간 제출을 위해 세금 서류를 구성 할 때 문서 관리 절차를 적용합니다. 일반적으로 연도에 필요한 문서는 제출 캐비닛의 폴더와 같은 하나의 찾기 쉬운 장소로 그룹화됩니다. 영수증, 청구서, 기부금 및 세금 양식과 같은 문서의 통일성은 연간 세금 양식을 작성하기위한 전반적인 요구 사항으로 구성되며 세금 양식의 항목을 지원하는 데 필요한 문서가 있습니다. 반환이 제기되고 지원 서류가 첨부되면 결과 정보 및 문서 묶음은 종종 연도에 따라 구성된 전년도 세금 신고서와 함께 배치됩니다. 이것은 문서 관리의 기본 형태입니다.

문서 관리는 복잡하고, 참여하고, 다단계 일 수 있습니다값비싼. 특히 소비자 정보를 수집하는 대기업의 경우 효과적인 문서 관리가 중요합니다. 예를 들어, 금융 기관은 종종 투자 전에 투자자가 완전하고 엄격한 서류를 가지고 있습니다. 이 기관은 규제 당국이 고객으로부터 특정 정보를 수집 할뿐만 아니라 특정 방식으로 정보를 구성하고 특정 기간 동안 액세스 가능한 형식으로 문서를 유지해야 할 수 있습니다. 따라서 해당 기관은 복잡한 문서 관리 프로세스를 사용할 수 있습니다.

그러한 예에서, 회사가 초기 서류를 받으면 하드 카피 양식이 디지털 이미지로 스캔되어 정보 수집 및 구성을위한 컴퓨터 데이터베이스 네트워크로 전송 될 수 있습니다. 그런 다음 하드 카피에는 참조 번호를 할당하고 날짜 및 시간 스탬프에 따라 상자에 배치하고 자체 문서 관리 프로세스 세트를 사용하는 창고로 보낼 수 있습니다. 이벤트에서하드 카피는 분쟁을 명확히하거나 규제 요건을 만족시키기 위해 필요하며, 유사한 서류의 방대한 아카이브에서 쉽게 검색 될 수 있습니다.

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