문서 관리 프로세스 란 무엇입니까?

문서 관리 프로세스는 나중에 참조 할 수 있도록 문서를 구성하고 저장하는 시스템입니다. 이 프로세스는 누군가가 조직이 거의 없거나 전혀없는 신발 상자에 영수증을 넣는 경우와 같이 초보적 일 수 있습니다. 또한 회사에서 창고에 카탈로그 화 및 보관하기 전에 참조 번호가 지정된 사전 디자인 된 양식에서 추출 된 정보를 수집, 구성 및 보관하기 위해 복잡한 스캐너 세트를 고안 한 경우와 같이 프로세스도 매우 정교 할 수 있습니다. 두 경우 모두 문서 관리의 기본 요소가 제정되었습니다.

일반적으로 문서 관리는 공통의 목적으로 일부 유형의 계획에 따라 문서를 수집, 주문 및 보관해야한다는 개념을 따릅니다. 대부분의 경우 개인 또는 회사가 문서의 정보를 사용할 계획이거나 향후 필요를 설명해야하기 때문에 문서 관리가 사용됩니다. 이러한 문서의 정보는 일반적으로 회계, 이력 또는 규정 준수와 같은 일부 유형의 요구 또는 목적에 따라 통합되거나 그룹화 될 수 있습니다.

소규모의 개인 납세자는 매년 제출할 세금 문서를 구성 할 때 문서 관리 프로세스를 적용합니다. 일반적으로 해당 연도에 필요한 문서는 파일 캐비닛의 폴더와 같이 찾기 쉬운 하나의 장소에 그룹화됩니다. 영수증, 청구서, 기부금 및 세금 양식과 같은 문서의 통일성은 연간 세금 양식을 작성하기위한 전체 요구 사항으로 구성되며 세금 양식의 항목을 지원하는 데 필요한 문서가 있습니다. 보고서를 제출하고 증빙 서류를 첨부 할 때, 결과로 제공되는 정보 및 문서 묶음은 연도별로 정리 된 전년도 세금 보고서와 함께 배치되는 경우가 많습니다. 이것은 문서 관리의 기본 형태입니다.

문서 관리는 복잡하고 복잡하며 여러 단계로 진행되며 비용이 많이들 수 있습니다. 특히 소비자 정보를 수집하는 대기업의 경우 효과적인 문서 관리가 중요합니다. 예를 들어, 금융 기관은 종종 투자 전에 투자자가 완전하고 엄격한 서류를 작성해야합니다. 기관은 규제 기관에 의해 고객으로부터 특정 정보를 수집 할뿐만 아니라 특정 방식으로 정보를 구성하고 문서를 지정된 기간 동안 액세스 가능한 형식으로 유지해야 할 수도 있습니다. 따라서 해당 기관은 복잡한 문서 관리 프로세스를 사용할 수 있습니다.

이러한 예에서, 회사가 최초의 서류를 접수하면, 하드 카피 형태는 디지털 이미지로 스캔되어 정보 수집 및 조직을 위해 컴퓨터 데이터베이스의 네트워크로 전송 될 수있다. 그 후, 하드 카피에는 참조 번호가 할당되고, 날짜 및 타임 스탬프에 따라 박스에 배치되고, 자신의 문서 관리 프로세스 세트를 사용하는 창고로 전송 될 수있다. 분쟁을 명확히하거나 규제 요건을 충족하기 위해 하드 카피가 필요한 경우, 유사한 서류의 방대한 아카이브에서 쉽게 검색 할 수 있습니다.