ドキュメント管理プロセスとは何ですか？

文書管理プロセスは、将来の参照のために文書が編成および保存されるシステムです。 このプロセスは、誰かがほとんどまたはまったく組織のない靴箱に領収書を入れる場合など、初歩的なものです。 このプロセスは、企業が倉庫にカタログ化およびアーカイブされる前に参照番号が割り当てられた事前に設計されたフォームから抽出された情報を収集、整理、収容するための複雑なスキャナーセットを考案した場合など、非常に高度なものにもなります。 いずれにしても、文書管理の基本的な要素が制定されました。

一般に、文書管理は、共通の目的のために何らかのタイプの計画に従って文書を収集、順序付け、およびアーカイブする必要があるという概念を遵守します。 ほとんどの場合、個人または企業が文書からの情報を使用する予定であるか、将来の必要性を考慮しなければならないため、文書管理が採用されています。 これらのドキュメントの情報は、一般に、経理、履歴、規制順守など、何らかのタイプのニーズや目的に応じて統合またはグループ化できます。

小規模では、個々の納税者は年次申告のために税務書類を整理するときに書類管理プロセスを適用します。 一般に、その年に必要な文書は、ファイリングキャビネットのフォルダーなど、見つけやすい1つの場所にグループ化されます。 領収書、請求書、寄付金、納税申告書などの書類の統一は、年間納税申告書を完成させ、納税申告書への記入をサポートするために必要な文書を作成するための全体的な要件から成ります。 申告書が提出され、サポート文書が添付されると、結果として得られる情報と文書の束は、多くの場合、前年に従って整理された前年度の納税申告書とともに配置されます。 これは、ドキュメント管理の基本的な形式です。

文書管理も複雑で、複雑で、多段階で、費用がかかる場合があります。 特に消費者情報を収集する大企業では、効果的なドキュメント管理が重要です。 たとえば、金融機関では、投資に先立って、投資家が完全に関与し、厳格な事務処理を行うことがよくあります。 規制当局は、クライアントから特定の情報を収集するだけでなく、特定の方法で情報を整理し、指定された期間、アクセス可能な形式でドキュメントを維持することを機関に要求する場合があります。 したがって、その機関は複雑な文書管理プロセスを採用する場合があります。

このような例では、会社が最初の書類を受け取ったら、ハードコピーフォームをスキャンしてデジタル画像にし、情報の収集と整理のためにコンピューターデータベースのネットワークに送信します。 次に、ハードコピーに参照番号を割り当て、日付とタイムスタンプに従ってボックスに入れ、独自のドキュメント管理プロセスを採用している倉庫に送信します。 論争を明確にするため、または規制要件を満たすためにハードコピーが必要な場合、同様の書類の膨大なアーカイブから簡単に取得できます。