ドキュメント管理プロセスとは何ですか？

ドキュメント管理プロセスは、ドキュメントが整理され、将来の参照のために保存されるシステムです。このプロセスは、誰かが組織がほとんどまたはまったくない靴箱に領収書を入れるときなど、初歩的なものになる可能性があります。このプロセスは、企業が倉庫でカタログ化およびアーカイブされる前に参照番号を割り当てられた事前に設計されたフォームから抽出された複雑なスキャナーのセットを考案した場合など、非常に洗練されています。どちらの場合でも、ドキュメント管理の基本的な要素が制定されています。

一般に、ドキュメント管理は、共通の目的のために何らかのタイプの計画に従って、ドキュメントを収集、秩序化、およびアーカイブする必要があるという概念を順守しています。ほとんどの場合、個人または会社がドキュメントからの情報を使用するか、将来のニーズを考慮しなければならないため、ドキュメント管理が採用されています。これらのドキュメントの情報は、通常、統一またはグループ化されています。会計、履歴、規制のコンプライアンスなど、何らかのニーズまたは目的に陥ります。

小規模では、個々の納税者は、年次申請のために税務書類を整理するときに文書管理プロセスを適用します。一般に、年に必要な文書は、ファイリングキャビネットのフォルダーなど、1つの、見つけやすい場所にグループ化されます。領収書、請求書、寄付、税務フォームなどの文書の統一は、年間税務フォームを完成させ、税務フォームのエントリをサポートするために必要な文書を作成するための全体的な要件で構成されています。返品が提出され、サポート文書が添付されると、結果の情報と文書の束は、年に応じて整理された前年の納税申告書でしばしば配置されます。これは、ドキュメント管理の基本的な形式です。

ドキュメント管理は、複雑で、関与し、マルチステップされたものでもあります高い。特に消費者情報を収集する大企業では、効果的な文書管理が重要です。たとえば、金融機関には、投資前に投資家が完全に関与し、厳格な書類が含まれていることがよくあります。この機関は、規制当局がクライアントから特定の情報を収集するだけでなく、特定の方法で情報を整理し、指定された期間にわたってアクセス可能な形式でドキュメントを維持することを要求する場合があります。したがって、その機関は複雑なドキュメント管理プロセスを採用する場合があります。

このような例では、会社が最初の書類を受け取ると、ハードコピーフォームがデジタル画像にスキャンされ、情報の収集と組織のためにコンピューターデータベースのネットワークに送信される場合があります。その後、ハードコピーには、日付とタイムスタンプに従ってボックスに配置され、独自のドキュメント管理プロセスのセットを使用する倉庫に送信される参照番号を割り当てることができます。イベントでハードコピーは、紛争を明確にしたり、規制要件を満たしたりするために必要です。同様の書類の広大なアーカイブから簡単に取得できます。