Hva er dokumenthåndteringsprosessen?

Dokumenthåndteringsprosessen er et system der dokumenter er organisert og lagret for fremtidig referanse. Denne prosessen kan være rudimentær, for eksempel når noen legger kvitteringer i en skoeske med liten eller ingen organisasjon. Prosessen kan også være veldig sofistikert, for eksempel når et selskap har utviklet et komplekst sett med skannere for å samle inn, organisere og huse informasjon hentet fra forhåndsdesignede skjemaer som er tilordnet referansenummer før de katalogiseres og arkiveres på lager. I begge tilfeller er de grunnleggende elementene i dokumenthåndteringen vedtatt.

Generelt følger dokumenthåndtering forestillingen om at dokumenter må samles inn, bestilles og arkiveres i henhold til en slags plan for et felles formål. I de fleste tilfeller benyttes dokumenthåndtering fordi personen eller selskapet planlegger å bruke, eller må redegjøre for det fremtidige behovet for, informasjonen fra dokumentene. Informasjonen i disse dokumentene kan generelt forenes eller grupperes i henhold til en eller annen type behov eller formål, for eksempel regnskap, historie eller lovgivningsmessig samsvar.

I liten skala bruker enhver individuell skattyter dokumenthåndteringsprosessen når du organiserer skattedokumenter for årlig innlevering. Generelt vil dokumenter som er nødvendige for året, bli gruppert på ett, lett å finne sted, for eksempel en mappe i et arkivskap. Enheten til dokumentene, for eksempel kvitteringer, regninger, bidrag og skatteskjemaer, består av det samlede kravet om å fylle ut et årlig skatteskjema og ha den nødvendige dokumentasjonen for å støtte oppføringene på skatteskjemaet. Når avkastningen er arkivert og den tilhørende dokumentasjonen er vedlagt, blir den resulterende bunten med informasjon og dokumenter ofte plassert med skattemeldinger fra året før, organisert i henhold til året. Dette er en grunnleggende form for dokumentasjonsstyring.

Dokumenthåndtering kan også være kompleks, involvert, flertrinns og kostbar. Spesielt med store selskaper som samler inn forbrukerinformasjon, er effektiv dokumenthåndtering avgjørende. For eksempel har en finansinstitusjon ofte en investor komplett involvert, strengt papirarbeid før investering. Institusjonen kan være pålagt av myndighetene ikke bare å samle inn spesifikk informasjon fra klienten, men å organisere informasjonen på en viss måte og opprettholde dokumentasjonen i et tilgjengelig format i et spesifikt tidsrom. Følgelig kan den institusjonen benytte en kompleks dokumenthåndteringsprosess.

I et slikt eksempel, når selskapet har mottatt det opprinnelige papirarbeidet, kan kopieringsskjemaet skannes til et digitalt bilde og sendes til et nettverk av databaser for innsamling og organisering av informasjon. Hardkopien kan deretter tilordnes et referansenummer, plasseres i en boks i henhold til et dato- og tidsstempel og sendes til et lager som bruker sitt eget sett med dokumenthåndteringsprosess. I tilfelle hardkopien er nødvendig for å avklare en tvist eller tilfredsstille et forskriftskrav, kan det lett bli hentet fra et stort arkiv med lignende papirer.