Hva er dokumentstyringsprosessen?

Dokumentstyringsprosessen er et system der dokumenter er organisert og lagret for fremtidig referanse.Denne prosessen kan være rudimentær, for eksempel når noen setter kvitteringer i en skoeske med liten eller ingen organisasjon.Prosessen kan også svært sofistikerte, for eksempel når et selskap har utviklet et komplekst sett med skannere for å samle inn, organisere og husinformasjon hentet ut fra forhåndsdesignede skjemaer som er tildelt referansetall før de blir katalogisert og arkivert på lager.I begge tilfeller har de grunnleggende elementene i dokumentstyringen blitt vedtatt.

Generelt holder dokumenthåndteringen seg til forestillingen om at dokumenter må samles inn, bestilles og arkiveres i henhold til en eller annen type plan for et felles formål.I de fleste tilfeller er dokumentstyring ansatt fordi individet eller selskapet planlegger å bruke, eller må redegjøre for fremtidens behov for informasjonen fra dokumentene.Informasjonen i disse dokumentene kan generelt samles eller grupperes etter en eller annen type behov eller formål, for eksempel regnskap, historie eller forskriftsmessig etterlevelse.

Årlig innlevering.Generelt vil dokumenter som er nødvendige for året bli gruppert på ett, lett å finne sted, for eksempel en mappe i et arkivskap.Enheten til dokumentene, for eksempel kvitteringer, regninger, bidrag og skatteformer, består av det overordnede kravet om å fylle ut et årlig skatteskjema og ha den nødvendige dokumentasjonen for å støtte oppføringene på skatteskjemaet.Når avkastningen er arkivert og støttende dokumentasjon er vedlagt, blir det resulterende bunt med informasjon og dokumenter ofte plassert med selvangivelse fra året før, organisert i henhold til året.Dette er en grunnleggende form for dokumentasjonsstyring. Dokumenthåndtering kan også være sammensatt, involvert, flertrinn og dyrt.Spesielt med store selskaper som samler inn forbrukerinformasjon, er effektiv dokumentstyring kritisk.For eksempel har en finansinstitusjon ofte en investor fullstendig involvert, streng papirarbeid før investeringene.Institusjonen kan være påkrevd av regulerende myndigheter, ikke bare å samle inn spesifikk informasjon fra klienten, men å organisere informasjonen på en viss måte og opprettholde dokumentasjonen i et tilgjengelig format i en spesifikk tidsperiode.Følgelig kan den institusjonen bruke en kompleks dokumentstyringsprosess. I et slikt eksempel, når selskapet har mottatt den første papirarbeidet, kan hardcopy -skjemaet skannes til et digitalt bilde og sendes til et nettverk av databaser for innsamling og organisering av informasjon.Hardcopien kan deretter tildeles et referansenummer, plassert i en boks i henhold til et dato- og tidsstempel, og sendes til et lager som bruker sitt eget sett med dokumenthåndteringsprosess.I tilfelle hardcopien er nødvendig for å avklare en tvist eller tilfredsstille et forskriftskrav, kan det lett hentes fra et stort arkiv med lignende papirarbeid.