¿Qué es la técnica de evaluación y revisión del programa?
La técnica de evaluación y revisión del programa (PERT) es un sistema de gestión de proyectos que se asemeja a un diagrama de flujo dinámico de procesos interrelacionados. Se utiliza para coordinar elementos de proyectos diversificados y sus respectivas influencias en los costos, el tiempo y entre sí. La técnica de evaluación y revisión del programa proporciona una visión general más adaptativa de estos elementos dinámicos que los gráficos y cronogramas de proyectos estáticos tradicionales. Originalmente desarrollada para proyectos militares-industriales a gran escala, la técnica de evaluación y revisión del programa se emplea en organizaciones de pequeña y gran escala que requieren la coordinación de recursos, equipos, costos y plazos para lograr resultados específicos.
Un gráfico PERT ofrece una descripción general del proceso de desarrollo de un proyecto. En la práctica, la ejecución de tareas depende de los requisitos continuos del proyecto, las decisiones del equipo y otras restricciones externas. La tarea principal al desarrollar un plan PERT es determinar las actividades críticas de las que dependen todas las demás actividades. Esto a veces se conoce como el método de ruta crítica (CPM).
El gráfico en sí consta de tres elementos principales: nodos, flechas y caminos, que se unen en varias formaciones de árboles. Los nodos identifican los elementos clave del proyecto, como una revisión departamental, una prueba de investigación y desarrollo o el lanzamiento público de un nuevo producto. Estos nodos están conectados con flechas, y las flechas determinan la secuencia de etapas a través de las cuales pasará un proyecto. Algunos nodos tendrán múltiples flechas que dependen de sus resultados, ya sea con decisiones o con actividades simultáneas. La ventaja es que el observador puede ver de inmediato qué elementos del proyecto serán influenciados directamente por los procesos de un nodo dado.
La ruta de un proyecto no es necesariamente lineal o estática, como se podría encontrar en las barras verticales ordenadas de un diagrama de Gantt. Una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil, por lo que un gráfico que utiliza la técnica de evaluación y revisión del programa es tan oportuno como su camino más largo. Esta ruta representa el plazo mínimo para completar un proyecto; como tal se llama la ruta crítica. Este camino será el área de mayor preocupación para un gerente de proyecto que se ocupa de retrasos imprevistos y costos inesperados.
En general, el gráfico PERT muestra secuencias de procesos que pueden ocurrir simultáneamente o pueden depender de la finalización de una tarea anterior. Mediante una evaluación clara de estos nodos, un gerente puede reconocer mejor las áreas problemáticas potenciales y los procesos con mayor probabilidad de introducir "deslizamientos" en proyectos incluso muy complejos. Al comparar rutas de menor importancia con la ruta crítica, los gerentes pueden identificar no solo hitos y fechas límite definidas, sino también áreas de "holgura", que ofrecen más margen de maniobra.
Al obligar a los gerentes de proyecto a establecer una comprensión firme de los elementos críticos en un proyecto y supervisar las relaciones de dependencia entre los nodos, la técnica de evaluación y revisión del programa proporciona una comprensión más clara de un proyecto complejo. Podría resultar en una mayor coordinación del equipo, actividades de comunicación más eficientes y una evaluación más efectiva del proceso o la meta. Las computadoras ayudan en el análisis de planes más complejos. Dados los tiempos y objetivos claros de inicio / finalización, procesan elementos conocidos utilizando algoritmos para generar el pronóstico más completo posible.
Dada la complejidad y la naturaleza dinámica de la planificación PERT, los mejores resultados pueden ocurrir con métodos industriales probados donde los procesos y expectativas son ampliamente conocidos. Sin embargo, en circunstancias o dificultades imprevistas, las latas de efectos de deslizamiento y de mariposa a veces hacen que cualquier plan bien elaborado sea corto. Un gerente de proyecto bien preparado puede usar la técnica de evaluación y revisión del programa no solo para coordinar una gran cantidad de elementos, sino también para minimizar las áreas de riesgo más probables para producir un resultado exitoso del proyecto.