Co to jest technika oceny i przeglądu programu?

Technika oceny i przeglądu programu (PERT) to system zarządzania projektem, który przypomina dynamiczny schemat powiązanych ze sobą procesów. Służy do koordynowania zróżnicowanych elementów projektu i ich odpowiedniego wpływu na koszty, czas i siebie nawzajem. Technika oceny i przeglądu programu zapewnia bardziej adaptacyjny przegląd tych dynamicznych elementów niż tradycyjne statyczne wykresy i harmonogramy projektów. Opracowana pierwotnie dla dużych projektów wojskowo-przemysłowych, technika oceny i przeglądu programu jest stosowana w dużych i małych organizacjach, które wymagają koordynacji zasobów, zespołów, kosztów i terminów w celu osiągnięcia dedykowanych rezultatów.

Tabela PERT zawiera przegląd procesu opracowywania projektu. W praktyce wykonanie zadań zależy od bieżących wymagań projektu, decyzji zespołu i innych ograniczeń zewnętrznych. Podstawowym zadaniem przy opracowywaniu planu PERT jest określenie kluczowych działań, od których zależą wszystkie inne działania. Jest to czasami określane jako metoda ścieżki krytycznej (CPM).

Sama mapa składa się z trzech głównych elementów - węzłów, strzałek i ścieżek - połączonych w różne formacje drzew. Węzły identyfikują kluczowe elementy projektu, takie jak przegląd wydziałów, próba badawczo-rozwojowa lub publiczne wprowadzenie nowego produktu na rynek. Te węzły są połączone strzałkami, a strzałki określają kolejność etapów, przez które przechodzi projekt. Niektóre węzły będą miały wiele strzałek zależnych od ich wyników, z / lub decyzjami lub ewentualnie jednoczesnymi działaniami. Zaletą jest to, że obserwator może natychmiast zobaczyć, na które elementy projektu będą miały bezpośredni wpływ procesy danego węzła.

Ścieżka projektu niekoniecznie musi być liniowa lub statyczna, co można znaleźć na czystych pionowych słupkach wykresu Gantta. Łańcuch jest tak silny, jak jego najsłabsze ogniwo, więc wykres wykorzystujący technikę oceny i przeglądu programu jest tak aktualny, jak jego najdłuższa ścieżka. Ta ścieżka reprezentuje minimalne ramy czasowe na ukończenie projektu; jako taki nazywany jest ścieżką krytyczną. Ścieżka ta będzie przedmiotem największej troski menedżera projektu zajmującego się nieprzewidzianymi opóźnieniami i nieoczekiwanymi kosztami.

Zasadniczo na wykresie PERT wyświetlane są sekwencje procesów, które mogą wystąpić jednocześnie lub mogą zależeć od zakończenia poprzedniego zadania. Przez jasną ocenę tych węzłów menedżer może lepiej rozpoznać potencjalne obszary problemowe i procesy, które najprawdopodobniej wprowadzą „poślizg” w nawet bardzo złożonych projektach. Porównując ścieżki o mniejszym znaczeniu ze ścieżką krytyczną, menedżerowie mogą zidentyfikować nie tylko określone kamienie milowe i terminy, ale także obszary „luzu”, które dają więcej miejsca na poruszanie się.

Zmuszając kierowników projektów do silnego zrozumienia kluczowych elementów projektu i nadzorowania zależności między węzłami, technika oceny i przeglądu programu zapewnia jaśniejsze zrozumienie złożonego projektu. Może to skutkować lepszą koordynacją zespołu, bardziej wydajnymi działaniami komunikacyjnymi i skuteczniejszą oceną procesu lub celu. Komputery pomagają w analizie bardziej złożonych planów. Biorąc pod uwagę jasne czasy rozpoczęcia i zakończenia oraz cele, przetwarzają znane elementy za pomocą algorytmów, aby uzyskać jak najdokładniejszą prognozę.

Biorąc pod uwagę złożoność i dynamiczny charakter planowania PERT, najlepsze wyniki mogą wystąpić przy sprawdzonych metodach przemysłowych, w których procesy i oczekiwania są powszechnie znane. Jednak nieprzewidziane okoliczności lub trudności, efekty pełzania zakresu i efekty motylkowe mogą czasami mieć krótki wpływ na każdy dobrze ułożony plan. Dobrze przygotowany kierownik projektu może wykorzystać technikę oceny i przeglądu programu nie tylko do koordynowania dużej liczby elementów, ale także do minimalizacji najbardziej prawdopodobnych obszarów ryzyka w celu uzyskania pomyślnego wyniku projektu.