¿Cómo escribo un RFP?
Cuando una empresa decide comprar un artículo o servicio, y desea solicitar a los posibles proveedores, primero escribe una solicitud de propuesta (RFP). La RFP establece los criterios que desean que los proveedores aborden, ya que proponen por qué deberían ser contratados para el trabajo. Es importante escribir una RFP que esté clara y solicite toda la información necesaria, mientras presenta a la empresa de manera positiva. Una RFP mal escrita podría significar que la compañía podría terminar principalmente con proveedores no calificados o inferiores, o ninguna propuesta. Aunque esto suena bastante básico, en realidad es el paso más a menudo ignorado por las empresas. Muchas compañías comienzan a escribir una RFP sin tener una comprensión clara de cuáles son sus necesidades y deseos, y finalmente terminan pidiendo demasiado, demasiado poco o cosas contradictorias. La entrada debe solicitarse de todos los involucrados en el proyecto afectado, y un consenso debe serAlcanzado en cuanto a lo que realmente se necesita antes de que comience la RFP.
Los proveedores necesitarán saber qué es exactamente lo que necesitas para lograrlo, y qué simplemente quieres para lograrlo. Muchas compañías cometen el error cuando escriben una RFP de crear una lista de deseos de las características de sus sueños, pero usando necesidad de palabras como y debe . Los proveedores que pueden no poder cumplir con uno o dos de estos criterios pueden no presentar una propuesta si creen que los criterios son absolutamente necesarios. Es importante prestar atención al lenguaje utilizado, guardar las palabras necesidad para cuando son precisas y usar un lenguaje más suave como deseo y opcional para características preferibles.
Antes de que las propuestas se soliciten realmente, también es una buena idea saber cómo será la propuesta ideal. Si hay múltiples aspectos por los cuales PropuestaLS será juzgado, por ejemplo, si serán juzgados por el precio, la puntualidad y la densidad de características, tienen una idea de cuánto de estas características se pesará. Sepa cómo una propuesta que ofrece el precio más bajo, pero un largo tiempo de espera se comparará con una propuesta que es el doble de costosa pero que lleva la mitad del tiempo. Esto ayudará a reducir la confusión y el estrés más adelante en el proceso.
En realidad, sentarse para escribir una RFP puede ser un procedimiento bastante indoloro y rápido una vez que se ha puesto la base. La introducción debería establecer por qué la compañía solicita propuestas y dar una visión general del resto de la solicitud, incluidos criterios importantes y plazos. La RFP debe cubrir lo que debe tener una propuesta ganadora, seguida de las características deseadas y los criterios para elegir al ganador, especialmente si hay criterios de selección establecidos. A continuación, se debe dar una línea de tiempo que exponga varias fechas de referencia y se debe dar una fecha de vencimiento final. Finalmente, la RFP debería dar a los solicitantes una idea¿Qué sucederá después, incluido cuánto tiempo pueden esperar esperar para obtener noticias y si los que no son elegidos pueden esperar una respuesta?