RFPの書き方

会社がアイテムまたはサービスを購入することを決定し、潜在的なベンダーを勧誘する場合、最初に提案依頼書（RFP）を作成します。 RFPは、ベンダーがジョブのために雇われるべき理由を提案する際に、ベンダーが対処することを望む基準を設定します。 明確で、必要なすべての情報を要求するRFPを作成すると同時に、会社を前向きに示すことが重要です。 不十分なRFPの記述は、企業が主に資格のないベンダーや劣等なベンダーを抱えるか、まったく提案しないことを意味する場合があります。

RFPを作成する最初のステップは、会社が必要とするものを正確に判断するだけです。 これは非常に基本的なことのように思えますが、実際には企業が最も頻繁に無視するステップです。 多くの企業は、ニーズや要望が何であるかを明確に理解せずにRFPを書き始め、最終的には多すぎる、少なすぎる、または矛盾することを求めます。 影響を受けるプロジェクトに関与するすべての人から意見を求め、RFPを開始する前に実際に必要なことについて合意に達する必要があります。

ベンダーは、何を達成する必要があるのか​​、何を達成したいのかを正確に知る必要があります。 多くの企業は、夢の機能のウィッシュリストを作成するRFPを作成するときに間違いを犯しますが、shhallやmustなどの必要語を使用します 。 これらの基準の1つまたは2つを満たすことができない可能性のあるベンダーは、基準が絶対に必要であると考える場合、提案をまったく提出できません。 使用されている言語に注意を払い、正確なときに必要な単語を保存し、望ましい機能に希望やオプションなどのより柔らかい言語を使用することが重要です。

提案が実際に要請される前に、理想的な提案がどのように見えるかを知ることも良い考えです。 価格、適時性、および機能密度によって提案が判断される場合など、提案が判断される複数の側面がある場合、これらの各機能の重みをどの程度にするかを考えてください。 最低価格であるが長い待機時間を提供するプロポーザルが、2倍の費用で半分の時間がかかるプロポーザルと比較する方法を知ってください。 これは、プロセスの後半で混乱とストレスを軽減するのに役立ちます。

RFPを書くために実際に座っていると、基礎が築かれた後は、かなり痛みがなく、迅速な手順になります。 導入部では、会社が提案を要求している理由を説明し、重要な基準や期限など、要求の残りの概要を説明する必要があります。 次に、RFPは、特に選択基準が設定されている場合、受賞提案に必要なもの、続いて希望する特性、および受賞者の選択基準をカバーする必要があります。 次に、さまざまなベンチマークの日付と最終期日を示すタイムラインを指定する必要があります。 最後に、RFPは申請者に、次に何が起こるか、彼らが返事を待つのにどれくらいの時間を期待できるか、選ばれなかった人が応答を期待できるかどうかなどのアイデアを与えるべきです。