Jak mohu napsat RFP?

Když se společnost rozhodne koupit položku nebo službu a chce si vyžádat potenciální dodavatele, nejprve napsají žádost o návrh (RFP). RFP stanoví kritéria, která chtějí, aby dodavatelé řešili, protože navrhují, proč by měli být pro tuto práci najati. Je důležité napsat RFP, který je jasný a žádá o všechny potřebné informace, a zároveň představovat společnost v pozitivním světle. Špatně napsaný RFP by mohl znamenat, že by společnost mohla skončit primárně nekvalifikovanými nebo subparskými prodejci, nebo žádné návrhy. Ačkoli to zní docela základní, je to vlastně krok nejčastěji ignorovaný společností. Mnoho společností začíná psát RFP, aniž by jasně pochopilo, jaké jsou jejich potřeby a touhy, a nakonec skončí s žádostí o příliš mnoho, příliš málo nebo protichůdné věci. Vstup by měl být vyžádán od všech zapojených do postiženého projektu a konsenzus by měl býtdosaženo toho, co je skutečně potřeba před zahájením RFP.

Prodejci

​​budou muset vědět, co přesně to, co potřebujete , k dosažení a čeho jednoduše chcete provést . Mnoho společností udělá chybu, když píšou RFP vytvoření seznamu přání svých vysněných funkcí, ale použití potřebných slov jako a musí . Prodejci, kteří nemusí být schopni splnit jedno nebo dvě z těchto kritérií, nemusí předložit návrh vůbec, pokud se domnívají, že jsou kritéria nezbytná. Je důležité věnovat pozornost používanému jazyku, ukládat potřeba pro, když jsou přesné, a použití měkčího jazyka, jako je touha a volitelné pro preferované funkce.

Než budou všechny návrhy skutečně vyžádány, je také dobré vědět, jak bude vypadat ideální návrh. Pokud existuje několik aspektů, kterými je návrhLS bude posuzováno, například pokud budou posuzovány podle ceny, včasnosti a hustoty funkcí, budou mít představu, kolik z těchto funkcí bude zváženo. Vědět, jak návrh, který nabízí nejnižší cenu, ale dlouhá čekací doba bude srovnávat s návrhem, který je dvakrát drahý, ale zabere polovinu času. To pomůže snížit zmatek a stres později v procesu.

Ve skutečnosti se posazení a napsání RFP může být poměrně bezbolestným a rychlým postupem, jakmile je základ položen. Úvod by měl pouze stanovit, proč společnost požaduje návrhy, a uvést přehled o zbytku žádosti, včetně důležitých kritérií a termínů. RFP by pak měla pokrýt to, co musí mít vítězný návrh, následovaný požadovanými charakteristikami a kritériích pro výběr vítěze, zejména pokud existují kritéria výběru. Dále by měla být uvedena časová osa, která stanoví různé referenční data a konečné datum splatnosti. A konečně, RFP by měl dát žadatelům nápadCo se stane dál, včetně toho, jak dlouho mohou očekávat, že budou čekat zpět, a zda ti, kteří nejsou zvoleni, mohou očekávat odpověď.