Jak mohu napsat RFP?
Když se společnost rozhodne koupit položku nebo službu a chce požádat potenciální dodavatele, nejprve napíší žádost o nabídku (RFP). RFP stanoví kritéria, která mají prodejci řešit, protože navrhují, proč by měli být najati pro danou práci. Je důležité napsat RFP, který je jasný a žádá o všechny potřebné informace, a zároveň prezentovat společnost v pozitivním světle. Špatně napsaná RFP by mohla znamenat, že by společnost mohla skončit s primárně nekvalifikovanými nebo subdodavatelskými prodejci nebo vůbec bez návrhů.
Prvním krokem k napsání RFP je jednoduše zjistit, co přesně společnost potřebuje. Ačkoli to zní docela jednoduše, je to vlastně krok, který společnosti často ignorují. Mnoho společností začíná psát RFP, aniž by mělo jasnou představu o tom, jaké jsou jejich potřeby a touhy, a nakonec skončí žádostí o příliš mnoho, příliš málo nebo protichůdné věci. Vstup by měl být vyžadován od všech zúčastněných v dotčeném projektu a mělo by být dosaženo shody ohledně toho, co je skutečně zapotřebí, ještě před zahájením RFP.
Prodejci budou muset vědět, co přesně je třeba splnit a co prostě chcete dosáhnout. Mnoho společností udělá chybu, když píšou RFP o vytvoření seznamu přání svých vysněných funkcí, ale pomocí potřebných slov, jako je třeba a musí . Prodejci, kteří nemusí být schopni splnit jedno nebo dvě z těchto kritérií, nemusí návrh předložit, pokud se domnívají, že jsou tato kritéria naprosto nezbytná. Je důležité věnovat pozornost používanému jazyku, šetřit potřebná slova, když jsou přesná, a používat měkčí jazyk, jako je touha a volitelný pro preferované funkce.
Než budou návrhy skutečně vyžádány, je také dobré vědět, jak bude vypadat ideální návrh. Pokud existuje několik aspektů, podle nichž budou návrhy posuzovány, například pokud budou posuzovány podle ceny, včasnosti a hustoty prvků, máte představu, kolik z těchto prvků bude zváženo. Vědět, jak se návrh, který nabízí nejnižší cenu, ale dlouhá čekací doba, porovná s návrhem, který je dvakrát tak drahý, ale zabírá polovinu času. To pomůže snížit zmatek a stres později v tomto procesu.
Vlastně sezení při psaní RFP může být docela bezbolestný a rychlý postup, jakmile jsou položeny základy. V úvodu by mělo být uvedeno, proč společnost žádá o návrhy, a poskytnout přehled o zbývající části žádosti, včetně důležitých kritérií a lhůt. RFP by pak měl pokrývat to, co musí mít vítězný návrh, následovat požadované charakteristiky a kritéria pro výběr vítěze, zejména pokud jsou stanovena kritéria výběru. Dále by měla být uvedena časová osa, která stanoví různá referenční data a konečné datum splatnosti. Konečně by RFP měla žadatelům poskytnout představu o tom, co se bude dít dál, včetně toho, jak dlouho mohou očekávat, že počkají, až se ozve zpět, a zda ti, kteří nebyli vybráni, mohou očekávat odpověď.