Hvordan skriver jeg en RFP?

Når et firma beslutter at købe en vare eller en tjeneste og ønsker at anmode om potentielle leverandører, skriver de først en anmodning om forslag (RFP). RFP opstiller kriterierne, de ønsker, at leverandører skal adressere, da de foreslår, hvorfor de skal ansættes til jobbet. Det er vigtigt at skrive en RFP, der er klar og beder om al den nødvendige information, mens du præsenterer virksomheden i et positivt lys. En dårligt skrevet RFP kan betyde, at virksomheden muligvis afvikles med primært ukvalificerede eller subpar -leverandører, eller overhovedet ingen forslag.

Det første skridt til at skrive en RFP er simpelthen nok til at afgøre, hvad nøjagtigt virksomheden har brug for. Selvom dette lyder ganske grundlæggende, er det faktisk det trin, der oftest ignoreres af virksomheder. Mange virksomheder begynder at skrive en RFP uden at have en klar forståelse af, hvad deres behov og ønsker er, og i sidste ende afvikler at bede om for meget, for lidt eller modstridende ting. Input skal anmodes om fra alle involverede i det berørte projekt, og en konsensus skal værenået til det, der faktisk er nødvendigt, før RFP er endda begyndt.

Sælgere bliver nødt til at vide, hvad det præcist er, at du har brug for skal gennemføres, og hvad du simpelthen ønsker skal gennemføres. Mange virksomheder begår fejlen, når de skriver en RFP for at oprette en ønskeliste over deres drømmefunktioner, men ved hjælp af behov ord som skal og skal . Leverandører, der muligvis ikke er i stand til at opfylde et eller to af disse kriterier, kan muligvis ikke forelægge et forslag overhovedet, hvis de mener, at kriterierne er absolut nødvendige. Det er vigtigt at være opmærksom på det anvendte sprog, gemme behov ord for, når de er nøjagtige, og ved hjælp af blødere sprog såsom ønske og valgfri for at foretrække funktioner.

Før der er anmodet om nogen forslag, er det også en god ide at vide, hvordan det ideelle forslag vil se ud. Hvis der er flere aspekter, som forslagLS vil blive bedømt, for eksempel, hvis de vil blive bedømt efter pris, aktualitet og funktionstæthed, har en idé om, hvor meget af hver af disse funktioner, der vil blive vejet. Ved, hvordan et forslag, der tilbyder den laveste pris, men en lang ventetid, vil sammenligne med et forslag, der er dobbelt så dyrt, men tager halvdelen af ​​tiden. Dette vil hjælpe med at reducere forvirring og stress senere i processen.

At sidde ned for at skrive en RFP kan være en ret smertefri og hurtig procedure, når grundlaget er lagt. Introduktionen skal bare redegøre for, hvorfor virksomheden anmoder om forslag, og give et overblik over resten af ​​anmodningen, herunder vigtige kriterier og frister. RFP skal derefter dække, hvad et vindende forslag skal have, efterfulgt af ønskede egenskaber og kriterier for at vælge vinderen, især hvis der er indstillede udvælgelseskriterier. Dernæst skal der gives en tidslinje, der fastlægger forskellige benchmarkdatoer og en sidste forfaldsdato. Endelig skal RFP give ansøgerne en idéHvad vil der ske næste, inklusive hvor længe de kan forvente at vente med at høre tilbage, og om de ikke valgte kan forvente et svar.