Hvordan skriver jeg en RFP?

Når et firma beslutter at købe en vare eller tjeneste og ønsker at anmode om potentielle leverandører, skriver de først en anmodning om forslag (RFP). RFP opstiller de kriterier, de vil have leverandører til at adressere, da de foreslår, hvorfor de skal ansættes til jobbet. Det er vigtigt at skrive en RFP, der er klar og beder om al den nødvendige information, samtidig med at virksomheden præsenteres i et positivt lys. En dårligt skrevet RFP kan betyde, at virksomheden kan afvikle med primært uklassificerede eller subpar leverandører, eller slet ingen forslag.

Det første trin til at skrive en RFP er simpelthen nok til at bestemme, hvad virksomheden nøjagtigt har brug for. Selvom dette lyder ganske grundlæggende, er det faktisk det trin, der oftest ignoreres af virksomheder. Mange virksomheder begynder at skrive en RFP uden at have en klar forståelse af, hvad deres behov og ønsker er, og i sidste ende ender med at bede om for meget, for lidt eller modstridende ting. Der skal indhentes input fra alle, der er involveret i det berørte projekt, og der bør opnås enighed om, hvad der faktisk er nødvendigt, inden RFP-enheden påbegyndes.

Sælgere bliver nødt til at vide, hvad det nøjagtigt er, du skal være færdig, og hvad du blot ønsker at blive udført. Mange virksomheder begår fejlen, når de skriver en RFP for at oprette en ønskeliste over deres drømfunktioner, men bruger brug af ord som skal og skal . Sælgere, der muligvis ikke er i stand til at opfylde et eller to af disse kriterier, kan overhovedet ikke forelægge et forslag, hvis de mener, at kriterierne er absolut nødvendige. Det er vigtigt at være opmærksom på det anvendte sprog, gemme behov for ord, når de er nøjagtige, og bruge blødere sprog som lyst og valgfri til foretrukne funktioner.

Inden nogen forslag rent faktisk er ansøgt, er det også en god ide at vide, hvordan det ideelle forslag vil se ud. Hvis der er flere aspekter, hvorpå forslag vurderes, for eksempel hvis de vil blive bedømt efter pris, aktualitet og funktionstæthed, har du en idé om, hvor meget af hver af disse funktioner, der vejes. Ved, hvordan et forslag, der tilbyder den laveste pris, men en lang ventetid, vil sammenligne med et forslag, der er dobbelt så dyrt, men tager halve tiden. Dette vil hjælpe med at reducere forvirring og stress senere i processen.

At sidde ned for at skrive en RFP kan faktisk være en ret smertefri og hurtig procedure, når grundarbejdet er lagt. Introduktionen skal bare redegøre for, hvorfor virksomheden anmoder om forslag, og give et overblik over resten af ​​anmodningen, herunder vigtige kriterier og frister. RFP skal derefter dække, hvad et vindende forslag skal have, efterfulgt af ønskede egenskaber, og kriterier for valg af vinder, især hvis der er angivne udvælgelseskriterier. Dernæst skal der gives en tidslinje, der fastlægger forskellige benchmark-datoer og en sidste frist. Endelig bør RFP give ansøgerne en idé om, hvad der vil ske dernæst, herunder hvor længe de kan forvente at vente med at høre tilbage, og om de, der ikke er valgt, kan forvente et svar.