Wie schreibe ich einen RFP?

Wenn ein Unternehmen beschließt, einen Artikel oder eine Dienstleistung zu kaufen und potenzielle Anbieter zu erbitten, schreiben es zunächst eine Anfrage nach Vorschlag (RFP). Die RFP legt die Kriterien fest, die Anbieter ansprechen sollen, da sie vorschlagen, warum sie für den Job eingestellt werden sollten. Es ist wichtig, ein klares RFP zu schreiben, das klar ist und nach allen erforderlichen Informationen fragt und das Unternehmen in einem positiven Licht präsentiert. Ein schlecht geschriebener RFP könnte bedeuten, dass das Unternehmen in erster Linie nicht qualifizierte oder unterdurchschnittliche Anbieter oder überhaupt keine Vorschläge begleiten. Obwohl dies ziemlich einfach klingt, ist es tatsächlich der Schritt, der von Unternehmen am häufigsten ignoriert wird. Viele Unternehmen beginnen, einen RFP zu schreiben, ohne ein klares Verständnis dafür zu haben, was ihre Bedürfnisse und Wünsche sind, und letztendlich nach zu viel, zu wenig oder widersprüchlichen Dingen. Die Eingaben sollten von allen Beteiligten am betroffenen Projekt eingestuft werden, und ein Konsens sollte seinerreicht, was tatsächlich benötigt wird, bevor der RFP überhaupt begonnen wird.

Anbieter müssen wissen, was genau Sie sind müssen erreicht werden, und was Sie einfach wollen erreicht werden. Viele Unternehmen machen den Fehler, wenn sie eine RFP mit der Erstellung einer Wunschliste ihrer Traumfunktionen schreiben, aber mit Bedürfnis Wörtern wie soll und müssen . Anbieter, die möglicherweise nicht in der Lage sind, ein oder zwei dieser Kriterien zu erfüllen, stellen möglicherweise keinen Vorschlag vor, wenn sie der Ansicht sind, dass die Kriterien unbedingt erforderlich sind. Es ist wichtig, auf die verwendete Sprache zu achten, Bedarf Wörter, wenn sie genau sind, und die Verwendung von weicherer Sprache wie Desire und optional für bevorzugte Merkmale.

Bevor irgendwelche Vorschläge tatsächlich angefordert werden, ist es auch eine gute Idee zu wissen, wie der ideale Vorschlag aussehen wird. Wenn es mehrere Aspekte gibt, mit denen ProposaLS wird beispielsweise beurteilt, wenn sie anhand von Preis, Aktualität und Funktionsdichte beurteilt werden, wie viel von jeder dieser Funktionen abgewogen wird. Wissen Sie, wie ein Vorschlag, der den niedrigsten Preis bietet, aber eine lange Wartezeit mit einem Vorschlag verglichen wird, der doppelt so teuer ist, aber die halbe Zeit dauert. Dies wird dazu beitragen, Verwirrung und Stress später im Prozess zu verringern.

Tatsächlich kann man sich hinsetzen, um ein RFP zu schreiben, kann nach dem Legen der Grundlagen ein ziemlich schmerzloser und schneller Eingriff sein. Die Einführung sollte nur darlegen, warum das Unternehmen Vorschläge anfordert, und einen Überblick über den Rest der Anfrage geben, einschließlich wichtiger Kriterien und Fristen. Die RFP sollte dann abdecken, was ein Siegervorschlag haben muss, gefolgt von den gewünschten Eigenschaften und Kriterien für die Auswahl des Gewinners, insbesondere wenn es festgelegte Auswahlkriterien gibt. Als nächstes sollte eine Zeitleiste mit verschiedenen Benchmark -Daten und ein endgültiges Fälligkeitsdatum angegeben werden. Schließlich sollte die RFP den Bewerbern eine Idee gebenWas wird als nächstes passieren, einschließlich wie lange sie erwarten können, zurück zu hören, und ob diejenigen, die nicht gewählt werden, eine Antwort erwarten können.