Wie schreibe ich eine Ausschreibung?
Wenn sich ein Unternehmen für den Kauf eines Artikels oder einer Dienstleistung entscheidet und potenzielle Anbieter ansprechen möchte, schreibt es zunächst eine Angebotsanfrage. In der Ausschreibung werden die Kriterien aufgeführt, die von den Anbietern berücksichtigt werden sollen, und es wird vorgeschlagen, warum sie für den Job eingestellt werden sollen. Es ist wichtig, eine übersichtliche Ausschreibung zu verfassen, in der alle erforderlichen Informationen abgefragt werden, und das Unternehmen in einem positiven Licht zu präsentieren. Eine schlecht geschriebene Ausschreibung kann bedeuten, dass das Unternehmen möglicherweise mit vorwiegend nicht qualifizierten oder untergeordneten Anbietern oder gar keinen Vorschlägen zusammenarbeitet.
Der erste Schritt zum Schreiben eines RFP ist einfach genug, um zu bestimmen, was das Unternehmen genau benötigt. Obwohl dies recht einfach klingt, ist es tatsächlich der von Unternehmen am häufigsten ignorierte Schritt. Viele Unternehmen beginnen, eine Ausschreibung zu schreiben, ohne genau zu wissen, was ihre Bedürfnisse und Wünsche sind, und fragen letztendlich nach zu viel, zu wenig oder widersprüchlichen Dingen. Beiträge sollten von allen an dem betroffenen Projekt Beteiligten eingeholt werden, und es sollte ein Konsens darüber erzielt werden, was tatsächlich benötigt wird, bevor mit dem RFP überhaupt begonnen wird.
Anbieter müssen wissen, was genau Sie erreichen müssen und was Sie einfach erreichen möchten . Viele Unternehmen machen den Fehler, wenn sie eine Ausschreibung schreiben, in der sie eine Wunschliste mit ihren Traumfeatures erstellen. Dabei müssen sie jedoch Wörter wie " sollen" und " müssen" verwenden . Anbieter, die möglicherweise nicht in der Lage sind, eines oder zwei dieser Kriterien zu erfüllen, können möglicherweise überhaupt keinen Vorschlag einreichen, wenn sie der Ansicht sind, dass die Kriterien absolut notwendig sind. Es ist wichtig, auf die verwendete Sprache zu achten, die erforderlichen Wörter für die Richtigkeit zu speichern und eine weichere Sprache wie " Wunsch" und " Optional" für bevorzugte Funktionen zu verwenden.
Bevor Vorschläge tatsächlich angefordert werden, sollten Sie auch wissen, wie der ideale Vorschlag aussehen wird. Wenn es mehrere Aspekte gibt, anhand derer Vorschläge bewertet werden, z. B. Preis, Aktualität und Merkmalsdichte, haben Sie eine Vorstellung davon, wie viel von jedem dieser Merkmale gewichtet wird. Wissen, wie ein Angebot, das den niedrigsten Preis bietet, aber eine lange Wartezeit hat, mit einem Angebot verglichen wird, das doppelt so teuer ist, aber die Hälfte der Zeit in Anspruch nimmt. Dies wird später im Prozess helfen, Verwirrung und Stress abzubauen.
Das eigentliche Hinsetzen, um ein RFP zu schreiben, kann ein ziemlich schmerzloses und schnelles Verfahren sein, sobald die Grundlagen dafür geschaffen wurden. In der Einleitung sollte lediglich dargelegt werden, warum das Unternehmen Vorschläge anfordert, und ein Überblick über den Rest der Anforderung einschließlich wichtiger Kriterien und Fristen gegeben werden. In der Ausschreibung sollte dann festgelegt werden, was ein Gewinnvorschlag haben muss, gefolgt von den gewünschten Merkmalen und Kriterien für die Auswahl des Gewinners, insbesondere wenn Auswahlkriterien festgelegt wurden. Als nächstes sollte ein Zeitplan angegeben werden, der verschiedene Eckdaten und ein endgültiges Fälligkeitsdatum festlegt. Schließlich sollte das RFP den Antragstellern eine Vorstellung davon geben, was als nächstes passieren wird, einschließlich der Zeit, die sie auf eine Rückmeldung warten können, und ob diejenigen, die nicht ausgewählt wurden, eine Antwort erwarten können.