¿Qué hace un ejecutivo de back office?
Las carreras de back office tienden a centrarse en cuidar las tareas que mantienen a una empresa en funcionamiento. Por esta razón, el típico ejecutivo de back office a menudo trata con llamadas telefónicas, entrada de datos y fax. Ayudar al gerente de la oficina a ocuparse del inventario es otra tarea común y puede implicar ordenar suministros y realizar un seguimiento del uso de equipos de oficina. Además, la administración de back office puede participar en recursos humanos (recursos humanos), que podrían incluir ayudar a entrevistar, administrar y posiblemente disciplinar a los empleados.
Muchas de las tareas ejecutivas típicas de Back Office implican el uso de la tecnología para mantener a la compañía organizada desde detrás de escena. Por ejemplo, alguien en este campo puede responder y transferir llamadas telefónicas, ingresar datos en la computadora y administrar correos electrónicos. Un ejecutivo de este tipo a menudo necesita saber cómo usar varios tipos de tecnología de oficina, como una copiadora, una máquina e impresora de fax, y a menudo se espera que mantengan estos sistemas en buen estado de funcionamiento para otros empleados. Quién y dóndeN Se necesitan reparaciones para estas máquinas, generalmente se espera que un ejecutivo experimentado en la oficina trasera solucione los problemas o que una persona de reparación resuelva el problema.
Además de mantener el equipo en funcionamiento, el típico ejecutivo de back office también se espera que mantenga los suministros de oficina almacenados. Por ejemplo, muchas oficinas pasan por papel, bolígrafos y tinta de impresora rápidamente, por lo que al menos una persona necesita contar cuánto de cada elemento tiene la compañía, compararlo con cuánto necesita y luego ordenar más según ese número. Muchas compañías emplean a un gerente de oficina para estas tareas, pero generalmente se espera que el ejecutivo de back office ayude o incluso se haga cargo por completo de esta tarea cuando el gerente no está disponible.
Además, muchas compañías asignan al menos un ejecutivo de back office a las tareas de recursos humanos, a veces haciendo de esa persona el "departamento" de recursos humanos de la compañía por defecto. For esta razón, las personas que trabajan en trabajos de back office pueden ser designados para pasar por currículums y seleccionar candidatos más apropiados para los puestos disponibles. Luego, los ejecutivos pueden llamar y programar entrevistas con el gerente de recursos humanos, aunque también se espera que entrevisten a los candidatos por su cuenta. Una vez que los empleados son contratados, el ejecutivo típico de la oficina de fondo puede capacitar, disciplina y, si es necesario, finalizar a los empleados, especialmente en empresas que no tienen un departamento de recursos humanos.
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