Co robi dyrektor wykonawczy?
Kariera w biurach zwykle koncentruje się na wypełnianiu obowiązków związanych z utrzymaniem firmy. Z tego powodu typowy dyrektor back office często zajmuje się połączeniami telefonicznymi, wprowadzaniem danych i faksowaniem. Pomaganie kierownikowi biura w dbaniu o zapasy to kolejne powszechne zadanie, które może obejmować zamawianie materiałów eksploatacyjnych i śledzenie zużycia sprzętu biurowego. Ponadto administracja back office może brać udział w działach personalnych (HR), które mogą obejmować pomoc w przeprowadzaniu wywiadów, zarządzaniu i ewentualnie dyscyplinowaniu pracowników.
Wiele typowych obowiązków dyrektorów back office obejmuje wykorzystanie technologii, aby utrzymać organizację zza kulis. Na przykład ktoś w tym polu może odbierać i przekazywać połączenia telefoniczne, wprowadzać dane do komputera i zarządzać wiadomościami e-mail. Kierownictwo tego typu często musi wiedzieć, jak korzystać z różnych rodzajów technologii biurowych, takich jak kopiarka, faks i drukarka, i często oczekuje się, że utrzymają te systemy w dobrym stanie dla innych pracowników. Gdy potrzebne są naprawy tych maszyn, zwykle oczekuje się, że doświadczony pracownik działu administracyjnego rozwiąże problem lub poprosi osobę zajmującą się naprawą o rozwiązanie problemu.
Oprócz utrzymywania sprzętu w dobrym stanie, typowy kierownik działu back office zwykle również oczekuje, że utrzyma zapasy materiałów biurowych. Na przykład wiele biur szybko przegląda papier, długopisy i atramenty do drukarek, dlatego co najmniej jedna osoba musi policzyć, ile każdego elementu ma firma, porównać z tym, ile potrzebuje, a następnie zamówić więcej na podstawie tej liczby . Wiele firm zatrudnia kierownika biura do pełnienia tych obowiązków, ale zwykle oczekuje się, że kierownictwo biura pomocy pomoże lub nawet całkowicie przejmie to zadanie, gdy kierownik nie będzie dostępny.
Ponadto wiele firm przypisuje co najmniej jednego kierownika działu back office do zadań HR, czasami czyniąc tę osobę domyślnym „działem” zasobów ludzkich firmy. Z tego powodu osoby pracujące na stanowiskach biurowych mogą zostać wyznaczone do przeglądania CV i wybierania kandydatów najbardziej odpowiednich do dostępnych stanowisk. Kierownictwo może wówczas zadzwonić i zaplanować rozmowę z kierownikiem działu kadr, chociaż można oczekiwać, że przeprowadzą osobną rozmowę z kandydatami. Po zatrudnieniu pracowników typowy dyrektor back office może szkolić, dyscyplinować i, w razie potrzeby, zwalniać pracowników, szczególnie w firmach, w których brak działu HR.