Que fait un cadre administratif?
Les carrières de back-office ont tendance à être centrées sur les tâches qui permettent à une entreprise de continuer à fonctionner. Pour cette raison, le back office type traite souvent des appels téléphoniques, de la saisie de données et de la télécopie. Aider le chef de bureau à gérer l’inventaire est une autre tâche courante. Il peut s’agir de commander des fournitures et de suivre l’utilisation du matériel de bureau. En outre, l’administration du back-office peut prendre part aux ressources humaines (RH), notamment en aidant à interviewer, gérer et éventuellement discipliner les employés.
Un grand nombre des tâches exécutives typiques du back-office impliquent l'utilisation de la technologie pour que la société reste organisée en coulisses. Par exemple, une personne de ce champ peut répondre et transférer des appels téléphoniques, saisir des données dans l'ordinateur et gérer les courriels. Un dirigeant de ce type a souvent besoin de savoir utiliser divers types de technologie bureautique, tels que copieur, télécopieur et imprimante, et il est souvent attendu de ces derniers qu'ils maintiennent ces systèmes en bon état de fonctionnement pour les autres employés. Lorsque des réparations sont nécessaires sur ces machines, un responsable expérimenté du back-office est généralement appelé à dépanner ou à faire appel à un réparateur pour résoudre le problème.
En plus de maintenir le matériel en état de marche, le responsable administratif habituel devrait également avoir des stocks de fournitures de bureau. Par exemple, de nombreux bureaux traitent rapidement le papier, les stylos et l'encre d'imprimerie. C'est pourquoi au moins une personne doit compter le nombre d'articles de l'entreprise, les comparer aux besoins, puis en commander davantage en fonction de ce nombre. . De nombreuses sociétés emploient un responsable de bureau pour ces tâches, mais le responsable administratif est généralement censé l'aider, voire le prendre totalement en charge, lorsque le responsable n'est pas disponible.
En outre, de nombreuses entreprises affectent au moins un responsable administratif aux tâches des ressources humaines, ce qui en fait parfois le "service" des ressources humaines de l'entreprise par défaut. Pour cette raison, des personnes occupant des postes administratifs peuvent être désignées pour consulter les CV et sélectionner les candidats les plus appropriés pour les postes disponibles. Les cadres peuvent ensuite téléphoner et planifier des entretiens avec le responsable des ressources humaines, mais ils peuvent également avoir à interviewer les candidats eux-mêmes. Une fois les employés embauchés, le responsable administratif typique peut former, discipliner et, si nécessaire, licencier des employés, en particulier dans les entreprises dépourvues d'un service des ressources humaines.