Cosa fa un dirigente del back office?

Le carriere del back office tendono a incentrarsi sull'assolvimento dei doveri che fanno funzionare un'azienda. Per questo motivo, il tipico dirigente del back office si occupa spesso di telefonate, immissione di dati e fax. Aiutare il responsabile dell'ufficio a occuparsi dell'inventario è un altro compito comune e può comportare l'ordinazione di materiali di consumo e il monitoraggio dell'uso delle apparecchiature per ufficio. Inoltre, l'amministrazione del back office può prendere parte alle risorse umane (risorse umane), che potrebbero includere il contributo per intervistare, gestire e possibilmente disciplinare i dipendenti.

Molte delle mansioni esecutive tipiche del back office riguardano l'uso della tecnologia per mantenere la società organizzata da dietro le quinte. Ad esempio, qualcuno in questo campo può rispondere e trasferire chiamate telefoniche, inserire dati nel computer e gestire e-mail. Un dirigente di questo tipo deve spesso sapere come utilizzare vari tipi di tecnologia per ufficio, come una fotocopiatrice, un fax e una stampante, e si prevede che mantenga questi sistemi in buone condizioni per gli altri dipendenti. Quando sono necessarie riparazioni per queste macchine, di solito ci si aspetta che un dirigente di back office esperto risolva i problemi o che una persona di riparazione risolva il problema.

Oltre a mantenere le apparecchiature funzionanti, il tipico dirigente del back office di solito si aspettava che le forniture per ufficio fossero immagazzinate. Ad esempio, molti uffici esaminano rapidamente carta, penne e inchiostro per stampante, motivo per cui almeno una persona deve contare la quantità di ciascun articolo dell'azienda, confrontarla con la quantità necessaria e quindi ordinare di più in base a quel numero . Molte aziende impiegano un responsabile dell'ufficio per questi compiti, ma di solito il dirigente del back office può aiutare o addirittura assumere completamente questo compito quando il gestore non è disponibile.

Inoltre, molte aziende assegnano almeno un dirigente del back office alle attività delle risorse umane, rendendo talvolta tale persona il "dipartimento" delle risorse umane dell'azienda per impostazione predefinita. Per questo motivo, le persone che lavorano in lavori di back office possono essere nominate per passare attraverso curriculum e selezionare i candidati più appropriati per le posizioni disponibili. I dirigenti possono quindi chiamare e programmare interviste con il responsabile delle risorse umane, anche se ci si può aspettare che intervistino i candidati da soli. Una volta che i dipendenti sono assunti, il tipico dirigente del back office può formare, disciplinare e, se necessario, licenziare dipendenti, specialmente in aziende che altrimenti non dispongono di un reparto risorse umane.