Co dělá ředitel back office?

Kariéra v back office se soustřeďuje na péči o povinnosti, které udržují společnost v chodu. Z tohoto důvodu se typický back office manažer často zabývá telefonními hovory, zadáváním dat a faxováním. Pomáhat správci kanceláře starat se o zásoby je dalším běžným úkolem a může zahrnovat objednávání spotřebního materiálu a sledování využití kancelářského vybavení. Kromě toho se administrativa back office může podílet na lidských zdrojích (HR), což může zahrnovat pomoc při pohovoru, řízení a případně disciplinaci zaměstnanců.

Mnoho typických povinností vedoucích pracovníků v oblasti back office zahrnuje použití technologie, aby byla společnost organizována zpoza scén. Například někdo v tomto poli může přijímat a přenášet telefonní hovory, zadávat data do počítače a spravovat e-maily. Výkonný pracovník tohoto typu často potřebuje vědět, jak používat různé typy kancelářské techniky, jako je kopírka, fax a tiskárna, a často se očekává, že tyto systémy bude udržovat v dobrém stavu pro ostatní zaměstnance. Pokud jsou pro tyto stroje nutné opravy, očekává se, že zkušený vedoucí pracovník v kanceláři bude řešit problém nebo opravovat osobu, která problém vyřeší.

Kromě udržování zařízení v provozuschopném stavu se obvykle očekává, že budou mít kancelářské potřeby i zásoby. Například mnoho kanceláří rychle prochází papírem, perem a inkoustem pro tisk, a proto alespoň jedna osoba musí spočítat, kolik z každé položky má společnost, porovnat ji s tím, kolik potřebuje, a pak na základě tohoto počtu objednat více . Mnoho společností zaměstnává pro tyto úkoly manažera kanceláře, ale očekává se, že vedoucí pracovník back office pomůže nebo dokonce zcela převezme tento úkol, když manažer není k dispozici.

Kromě toho mnoho společností přidělí personálním úkolům alespoň jednoho výkonného ředitele, někdy z této osoby ve výchozím nastavení personální oddělení společnosti. Z tohoto důvodu mohou být lidé pracující v pozicích back office jmenováni, aby procházeli životopisy a vybrali kandidáty nejvhodnější pro dostupné pozice. Vedoucí pracovníci pak mohou zavolat a naplánovat rozhovory s personálním ředitelem, i když lze očekávat, že budou pohovorovat s uchazeči samostatně. Jakmile jsou zaměstnanci najati, může typický vedoucí pracovník back office školit, disciplinovat a v případě potřeby ukončit zaměstnance, zejména ve společnostech, kterým jinak chybí personální oddělení.