Hva gjør en Back Office Executive?

Karriere på back office har en tendens til å fokusere på å ta vare på pliktene som holder et selskap i gang. Av den grunn har den typiske lederen for back office ofte telefonsamtaler, datainnføring og faksing. Å hjelpe kontorsjefen med å ta vare på varelager er en annen vanlig oppgave og kan innebære å bestille rekvisita og holde rede på bruken av kontorutstyr. I tillegg kan back office-administrasjonen ta del i menneskelige ressurser (HR), som kan inkludere hjelp til å intervjue, lede og eventuelt disiplinere ansatte.

Mange av de typiske verkstedene for back office innebærer å bruke teknologi for å holde selskapet organisert bak kulissene. For eksempel kan noen i dette feltet svare og overføre telefonsamtaler, legge inn data i datamaskinen og administrere e-postmeldinger. En ledende av denne typen trenger ofte å vite hvordan man bruker forskjellige typer kontorteknologi, for eksempel en kopimaskin, faksmaskin og skriver, og forventes ofte å holde disse systemene i god stand for andre ansatte. Når reparasjoner er nødvendig for disse maskinene, forventes det at en erfaren administrerende direktør vil feilsøke eller til en reparasjonsperson for å løse problemet.

I tillegg til å holde utstyret i orden, forventet den typiske lederen av back office vanligvis også å holde kontorrekvisita på lager. For eksempel går mange kontorer raskt gjennom papir, penner og skriverblekk, og det er grunnen til at minst én person må telle hvor mye av hver vare selskapet har, sammenligne den med hvor mye den trenger, og deretter bestille mer basert på det tallet . Mange selskaper ansetter en kontorsjef for disse oppgavene, men back office-ledelsen forventes vanligvis å hjelpe eller til og med fullstendig overta denne oppgaven når lederen ikke er tilgjengelig.

I tillegg tildeler mange selskaper minst en back office-leder til HR-oppgaver, noen ganger gjør den personen til selskapets menneskelige ressurser "avdeling" som standard. Av denne grunn kan personer som jobber i back office-jobber utnevnes til å gå gjennom CV og velge kandidater som er mest passende for tilgjengelige stillinger. Ledere kan deretter ringe og planlegge intervjuer med HR-sjefen, selv om de også kan forventes å intervjue kandidater på egen hånd. Når ansatte er ansatt, kan den typiske back office-lederen trene, disiplinere og om nødvendig si opp ansatte, spesielt i selskaper som ellers mangler HR-avdeling.