Was macht ein Backoffice-Manager?
Backoffice-Karrieren konzentrieren sich in der Regel darauf, die Aufgaben zu erledigen, die ein Unternehmen am Laufen halten. Aus diesem Grund befasst sich der typische Backoffice-Manager häufig mit Telefonanrufen, Dateneingabe und Faxen. Die Unterstützung des Büroleiters bei der Inventarisierung ist eine weitere häufige Aufgabe. Möglicherweise müssen Verbrauchsmaterialien bestellt und der Verbrauch der Bürogeräte überwacht werden. Darüber hinaus kann die Back-Office-Administration an der Personalabteilung (HR) teilnehmen, wozu auch die Unterstützung bei der Befragung, Verwaltung und möglicherweise Disziplinierung von Mitarbeitern gehören kann.
Viele der typischen Backoffice-Führungsaufgaben umfassen den Einsatz von Technologie, um das Unternehmen hinter den Kulissen zu organisieren. Beispielsweise kann jemand in diesem Feld Anrufe entgegennehmen und weiterleiten, Daten in den Computer eingeben und E-Mails verwalten. Eine Führungskraft dieser Art muss oft wissen, wie man verschiedene Arten von Bürotechnik einsetzt, wie z. B. einen Kopierer, ein Faxgerät und einen Drucker, und es wird oft erwartet, dass diese Systeme für andere Mitarbeiter in gutem Zustand bleiben. Wenn für diese Computer Reparaturen erforderlich sind, wird normalerweise von einem erfahrenen Backoffice-Mitarbeiter eine Fehlerbehebung oder eine Reparaturperson erwartet, um das Problem zu beheben.
Der typische Backoffice-Manager erwartet nicht nur, dass die Geräte in Ordnung sind, sondern auch, dass die Büromaterialien vorrätig sind. In vielen Büros werden beispielsweise Papier, Stifte und Druckertinte schnell verarbeitet. Aus diesem Grund muss mindestens eine Person die Menge jedes Artikels im Unternehmen zählen, mit der Menge vergleichen und dann basierend auf dieser Anzahl weitere bestellen . Viele Unternehmen beschäftigen für diese Aufgaben einen Bürovorsteher, von dem jedoch in der Regel erwartet wird, dass er diese Aufgabe unterstützt oder sogar vollständig übernimmt, wenn der Vorgesetzte nicht zur Verfügung steht.
Darüber hinaus weisen viele Unternehmen mindestens eine Backoffice-Führungskraft für HR-Aufgaben zu, sodass diese Person manchmal standardmäßig zur Personalabteilung des Unternehmens gehört. Aus diesem Grund können Personen, die Backoffice-Jobs ausüben, ernannt werden, um Lebensläufe zu durchlaufen und Kandidaten auszuwählen, die für verfügbare Positionen am besten geeignet sind. Führungskräfte können dann Interviews mit dem Personalmanager anrufen und planen, es kann jedoch auch erwartet werden, dass sie Kandidaten selbst interviewen. Sobald Mitarbeiter eingestellt sind, kann der typische Backoffice-Manager Mitarbeiter schulen, disziplinieren und erforderlichenfalls entlassen, insbesondere in Unternehmen, in denen ansonsten keine Personalabteilung vorhanden ist.